Vive l’informatisation!

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par Lyne Branchaud

Cette année, j’ai décidé de faire ma part pour l’environnement en me donnant deux missions :
1 — informatiser les processus manuels (et désuets) qui étaient en place depuis plusieurs années.

2 — réduire la quantité de matériel imprimé produite lors de nos événements.

Croyez-moi, l’investissement en a valu la peine! Non seulement avons-nous réussi à simplifier les processus, réduire les risques d’erreurs et gagné du temps, mais nous avons également diminué radicalement les dépenses et économisé plusieurs milliers de dollars.

Voici quelques trucs si vous désirez réussir ces missions :

1) Accordez-vous du temps afin de pouvoir procéder à une analyse en profondeur et de trouver les meilleures solutions. Profitez d’une période creuse de l’année afin d’avoir le temps d’évaluer les différents processus en place et d’optimiser leurs réalisations. Par exemple, est-ce que tous les bons de commande peuvent être informatisés (bâtir un modèle) et transmis par courriel aux différents intervenants contrairement à les remplir manuellement et en remettre des photocopies? Est-ce que vous pouvez bâtir un sommaire des revenus et dépenses pour un événement (en y indiquant les numéros de références, le nom des fournisseurs et les dépenses de chacun) et l’utiliser année après année? Ce sommaire vous aidera ainsi à établir vos budgets pour les années suivantes et à trouver rapidement et facilement les informations de facturation.

2) Informatiser tous vos formulaires. Par exemple, si les formulaires d’inscription à un événement sont envoyés par la poste, retournés par télécopieur et que les données sont compilées manuellement, il est très avantageux d’informatiser le tout. En remplaçant les envois par la poste par des envois de courriels, vous économisez en temps et en argent. En informatisant les formulaires d’inscription, vous évitez des perdre des télécopies et les erreurs de transcription manuelle des données sont inexistantes. De plus, le fait que les données soient compilées automatiquement vous épargne beaucoup de temps de compilation et de vérification.    

3) Évaluez si les renseignements concernant l’événement pourraient être disponibles sur le Web. Transformez vos documents en PDF et rendez-les disponibles sur un site Web sécurisé contrairement à envoyer des pochettes d’information par la poste. Par exemple, les renseignements pour les exposants, les plans de salle, les formulaires de réservation de chambre d’hôtel, les formulaires d’inscription à une Soirée gala, les horaires des conférences, etc.  Vous économiserez ainsi en frais d’impression et n’ayez crainte, les participants et fournisseurs s’habitueront à utiliser des formulaires informatisés.

4) Engagez un programmeur expérimenté et soyez précis dans vos demandes. Plus vos demandes sont précises, plus efficace sera le processus de programmation. Faites une maquette des renseignements que vous désirez obtenir afin que le programmeur puisse comprendre rapidement vos demandes.

5) Évitez d’indiquer les dates ou les années sur les affiches et utiliser une bannière plutôt que de l’affichage sur foamcore. Vous pourrez ainsi les transporter plus facilement et l’utiliser pendant plusieurs années.

L’informatisation des données n’est pas aussi complexe que vous le croyez et je peux vous assurer qu’une fois que vous y avez goûté, vous ne pourrez plus vous en passer. Aller, foncez !

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