Les 5 questions les plus posées sur l’organisation d’événements

par Lyne Branchaud

Les organisatrices d’événements sénior se font souvent poser les mêmes questions face au milieu événementiel par des planificateurs junior ou des gens intéressés par ce domaine. J’ai donc décidé aujourd’hui de répondre aux 5 questions les plus souvent demandées et j’ai également sollicité l’avis de 3 autres planificatrices d’événements pigistes – Daniela Caputo de Montreal Event Planner, Andréanne Mathieu de AM événements et Brigitte Cardinal de Bridge4events. J’ai également demandé l’avis de Marie-Annick Boisvert de Marianik, ex-planificatrice maintenant stratège des médias sociaux.

« J’ai déjà organisé le party pour le 40^e de mes parents, je peux organiser des événements corpo, c’est la même chose, non ? »

Malheureusement non ! L’organisation d’événements corporatifs (ou pour des entreprises) et l’organisation d’événements pour les particuliers (ou des personnes) sont deux styles d’événements complètement différents.

D’abord, les événements corporatifs nécessitent habituellement l’implication d’une équipe de travail qui regroupe souvent plusieurs personnes de différents départements de l’entreprise, qui ont chacun des objectifs particuliers à atteindre. Il vous faut donc les connaissances nécessaires afin de proposer des stratégies marketing efficaces pour atteindre ces objectifs et de pouvoir arriver à un consensus qui plaira à tous ces intervenants. Il faut également pouvoir jongler avec les différents caractères de chacun sans perdre la boule ! De plus, vous devez disposer d’assez d’expérience et de crédibilité pour convaincre les directeurs et présidents d’entreprises de vos stratégies événementielles. Pour les particuliers, vous avez habituellement à travailler avec une ou deux personnes, dont la seule stratégie est d’avoir du plaisir…

Brigitte ajoute « Pour organiser des événements corporatifs, il faut des aptitudes et des connaisances en communication, en marketing et en design. Contrairement à la planification de mariage, les types de fournisseurs, les besoins et les stratégies sont aussi différents que les types d’événements corporatifs : salon d’exposition, gala, congrès, tournoi de golf, lac-à-l’épaule, réunion nationale des ventes, activités teambuilding, etc. ».

Les événements corporatifs sont donc souvent beaucoup plus complexes que les fêtes de famille… C’est comme comparer des pommes et des noix ! Oui, la méthodologie est semblable, mais la complexité, la stratégie, le nombre d’intervenants et l’exécution sont loin d’être les mêmes!

Marie-Annick ajoute qu’organiser un événement pour une connaissance ou un ami, c’est plus facile car vous connaissez ses goûts et vous vous faites plaisir en organisant l’événement. Pour une entreprise, il faut savoir poser les bonnes questions et être à l’écoute pour comprendre leur philosophie, apprendre à les connaître, préciser leurs objectifs, etc. et c’est une expertise qu’on doit développer et utiliser pour chacun des événements à organiser.

« Comment percer dans le milieu de l’organisation d’événements, est-ce que ça prend des études ou de l’expérience ? Quelle école est la meilleure ? »

Personnellement, je crois que ça prend un mélange d’études et d’expérience. Une formation vous donnera la théorie et la méthodologie pour bien planifier, structurer, coordonner et réaliser vos événements. Vous apprendrez, en un court laps de temps, ce qu’il vous faudrait des années à apprendre sur le terrain, donc vous en saurez plus en moins de temps.  L’expérience par contre vous enseignera à composer avec le stress, à vous « virer sur un dix cenne », à voir si vos idées donnent les résultats prévus et à tester ces belles théories. Marie-Annick ajoute qu’à la base, il faut avoir un excellent sens de l’organisation et ça malheureusement, ça ne s’apprend pas… On est né avec ou on ne l’a pas…

Est-ce qu’une formation en organisation d’événements est obligatoire ? Non ! Est-ce que c’est mieux ? Oui ! Comme pour n’importe quel métier d’ailleurs.

Si vous désirez suivre une formation, je vous conseille de choisir celle qui se rapproche le plus du genre d’événements que vous désirez réaliser. Si, par exemple, vous désirez uniquement organiser des tournois de golf, il n’est pas nécessaire de suivre une formation qui couvre plusieurs styles d’événements. Dans ce cas, choisissez une formation intensive spécialisée sur les tournois de golf ou engagez-vous un coach qui vous aidera à partir le projet et vous expliquera les étapes à suivre ! L’important est de définir quel sont les types d’événements et les milieux qui vous allument. Par la suite, renseignez-vous auprès des différentes écoles sur les programmes offerts afin de sélectionner celui qui correspond le mieux à ce vers quoi vous désirez vous diriger.

Pour une liste de formations disponibles en organisation d’événements, je vous invite à consulter mon article du mois d’août 2009 ou celui de Marie-Annick Boisvert.

Il existe également des programmes en tourisme, loisirs, relations publiques, animation culturelle, etc. qui offrent des cours spécialisés en événements. Brigitte ajoute :  » Pour moi, la meilleure école, c’est le terrain. Ça fait 17 ans que je coordonne et planifie des événements et j’en apprend encore ! », ce avec quoi je suis tout à fait d’accord !

« J’ai un peu d’expérience en organisation d’événements et j’aimerais me diriger dans ce domaine, mais qui voudrait m’engager avec mon peu d’expérience… »

D’abord, je vous conseille de lire le paragraphe précédent et d’évaluer si une formation intensive ou du coaching personnalisé pourrait vous aider à améliorer certains volets de votre expérience que vous jugez déficients.

Pour apprendre les bases rapidement, je ne pourrais passer sous silence mon livre « L’organisation d’un événement, guide pratique » qui explique toutes les étapes pour organiser des événements…

Une autre excellente façon d’acquérir de l’expérience est d’offrir vos services à des organismes à but non lucratif de votre région (associations, fondations, fédérations) ou de participer bénévolement à l’organisation d’événements. Vous pourrez ainsi acquérir une belle expérience terrain et ajouter celle-ci à votre CV (oui, oui, vous pouvez mettre sur votre CV vos expériences bénévoles).

Voici un lien fourni par Brigitte sur les associations… http://www.pagesjaunes.ca/business/QC/00081202.html

Une autre suggestion est d’approcher des organisateurs d’événements pigistes sénior ou des entreprises spécialisées en organisation d’événements et leur demander s’ils ont besoin d’aide sporadique pour certains de leurs événements. Qui sait ? Brigitte ajoute :  » Offrez-vous en tant que stagiaire (même si vous n’êtes pas un jeune qui sort des études). Dans ce domaine nous faisons plus avec moins, donc une aide temporaire coûte moins chers à l’employeur, le planificateur d’événements est content de recevoir de l’aide, vous apprendrez sur le terrain et vous ferez des contacts. Sait-on jamais, peut-être qu’ils vous engageront à temps plein par la suite. « MPI Montréal & Québec cherche aussi des bénévoles pour ses différents comités, impliquez-vous bénévolement. Vous pouvez également participer à leurs événements, suggère Brigitte, et côtoyer une multitude de planificateurs et fournisseurs d’expérience qui pourront vous engager ou vous référer !

Marie-Annick ajoute qu’en travaillant pour des fournisseurs (traiteur, compagnie d’animation, entreprise d’audio-visuel, etc.) ou dans un hôtel, vous avez la chance de voir plusieurs événements, de comprendre comment ils fonctionnement et de retenir les bonnes idées. Voir son article pour plus de détails.

Finalement, vous pouvez afficher votre offre de service sur le site « Offres et demandes d’emplois en organisation d’événements » sur Facebook.

« Où est-ce que je peux trouver des offres d’emplois ou des stages en événements ? »

Pour ce qui est de la recherche d’emplois spécialisés en organisation d’événements, à ce que je sache, il n’existe pas d’agence de placement spécialisée ou de site dédié et c’est pour cette raison que j’ai créé un site d’emplois sur Facebook qui répertorie les offres reliés à l’organisation d’événements de 16 différents sites d’emplois (Isarta, Grenier aux nouvelles, Job Mire, Jobboom, hôtellerie jobs, etc.) et qui est mis à jour de 1 à 2 fois par semaine. Vos pouvez également consulter le site d’emplois Québec¸ si vous cherchez des emplois en région. Votre réseau de contacts, votre municipalité, des entreprises de votre quartier et Info-Presse sont également de bonnes ressources, ajoute Brigitte.

« Tout le monde peut faire ça des événements, c’est facile ! »

Pour savoir si la coordination d’événements est faite pour vous, je vous invite à passer ce petit test rigolo…

Évidemment, la coordination d’événements n’est pas faite pour tout le monde, il faut un mélange de plusieurs qualités essentielles, de connaissances, de logique, d’expérience et de structure. Si votre spécialité n’est pas l’organisation d’événements et qu’on vous parachute un événement à organiser, Daniela Caputo vous suggère de faire appel à un coach ou à un planificateur d’événements pigiste qui vous aidera à mettre sur pied votre événement. C’est leur métier !

J’espère qu’avec cet article, j’ai pu répondre à certaines des interrogations des personnes qui désirent intégrer notre milieu et les planificateurs d’expérience, n’hésitez pas à partager vos conseils, expériences et trucs avec moi. Je ne détiens pas la vérité infuse et j’aimerais beaucoup obtenir votre vision ou vos expériences personnelles sur ces questions.