Mes outils technologiques

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par Lyne Branchaud

Un des avantages de l’arrivée de l’Internet est la multitude d’outils qui se sont développés pour nous, planificateurs d’événements, afin de nous aider à sauver du temps et de l’argent dans le cadre de notre travail. Voici donc une liste d’outils technologiques dont je ne peux plus me passer, les « top 5 » à connaître et à utiliser dans vos pratiques quotidiennes.

À chaque tâche, son outil

Survey Monkey

www.fr.surveymonkey.com

Idéal pour réaliser des sondages en ligne, Survey Monkey nous évite la compilation manuelle des réponses et le risque d’erreurs relié à la saisie de ces données. Accessible au niveau du prix, parfois même gratuit pour les sondages de base, il est en plus facile d’utilisation. Je l’ai même utilisé à certaines occasions pour créer des formulaires d’inscription en ligne ! Vous désirez une formation sur Survey Monkey, faites-moi signe !

iTable

www.planificationevenement.com

Le logiciel iTable permet de créer des plans de salle avec assignation des invités aux tables. Il est possible d’importer vos listes d’invités du logiciel Excel, de les répartir aux différentes tables de votre salle et d’obtenir un rapport par table, par nom de famille, par entreprise, etc. Un logiciel aussi pratique pour vos banquets de 100 que de 1 000 personnes.

Réunions, formations et diffusion en ligne

www.skype.com, www.gotomeeting.com, www.gotowebinar.com, www.webex.com, www.ustreamtv.com

L’outil Skype vous permet d’effectuer des réunions sur Internet où il est possible de voir et d’entendre votre interlocuteur (et vice-versa) grâce à une toute petite caméra intégrée ou branchée à votre ordinateur (environ 100 $ chez Bureau en gros). Vous évitez ainsi les frais et la perte de temps reliés à vos déplacements. Pour des plus gros groupes, Gotomeeting est une option à évaluer. Dans la même veine, les webinaires ou les événements hybrides (diffusion d’une formation en simultanée sur le web) permettent d’offrir sur Internet une formation aux gens qui ne peuvent se déplacer pour assister à une présentation. Pour ces derniers, Gotowebinar, Webex et UstreamTV sont des outils à analyser.

Téléphones intelligents

Rester branché est une nécessité aujourd’hui : les téléphones intelligents nous permettent de consulter et répondre à nos courriels les plus urgents peu importe où on est, de bénéficier d’applications hyper pratiques (carnet d’adresse, appareil photo, dictaphone, numérisateur, join.me, médias sociaux, etc.) et d’avoir une longueur d’avance sur les nouvelles.

Tous ces outils sont là pour nous rendre plus productifs et il n’en tient qu’à nous de prendre le temps de les comprendre et de les intégrer dans notre

Simple et innovateur : le logiciel Prezi

Permettez-moi de m’attarder sur celui qui a été LA révélation pour moi en 2010 :

Prezi, un outil disponible sur Internet au www.prezi.com.

Je l’utilise très souvent pour remplacer le « traditionnel » PowerPoint.

Tout comme PowerPoint, ce logiciel, vous permet de créer un document pour vos présentations et d’y insérer du texte, des images et des vidéos, tout en étant compatible avec une manette de contrôle à distance.

Le principe de Prezi est simple : vous disposez d’une grande feuille blanche à l’écran sur laquelle vous placez les différents éléments de votre présentation. Par la suite, vous déterminez un « chemin » en numérotant chacun des éléments selon la séquence désirée et voilà, le tour est joué !

Ce logiciel devient vraiment intéressant lorsqu’on découvre les fonctions de présentation faciles à manier et innovantes : produire un effet de zoom ou d’éloignement ou animer votre présentation de mouvements sera un jeu d’enfant !

Plusieurs exemples de présentations que vous pouvez consulter sous l’onglet « explore » du site vous inspireront pour la réalisation de votre propre document.

Pour mieux comprendre cet outil, je vous suggère de regarder la démonstration vidéo (http://prezi.com/learn/getting-started/) sur le site expliquant les grandes lignes de son utilisation, ou le manuel de la section « learn » (http://prezi.com/learn/manual). Grâce à ces outils, j’ai pu monter ma première présentation en environ trois heures. Après quelques essais et erreurs, j’ai rapidement su maîtriser le fonctionnement de ce logiciel.

Prezi offre trois options d’utilisation :

Free (gratuit)

Vous montez votre présentation sur le site Web et par la suite la télécharger sur votre ordinateur personnel pour la présenter. Le logo de Prezi est présent sur toutes les pages, votre document est accessible à tous sur le site de Prezi.com et vous disposez de 100 MB d’espace sur le site.

Enjoy (à 59 $ par année)

Vous montez votre présentation sur le site Web et par la suite la télécharger sur votre ordinateur personnel pour la présenter. Vous pouvez insérer votre logo sur toutes les pages, votre document peut être privé et vous disposez de 500 MB d’espace sur le site.

Pro (à 159 $ par année)

Vous pouvez monter votre présentation directement sur votre ordinateur grâce à une licence ou vous disposez de 2 000 MB d’espace sur le site.

Je vous invite fortement à découvrir ce nouvel outil et à vous amuser à monter quelques présentations qui, j’en suis certaine, feront réagir votre public ! N’hésitez pas à essayer les autres outils mentionnés au début de l’article, car dès qu’on y goûte, on ne peut plus s’en passer !

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