Comment créer le « wow » lors de votre événement !

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par Lyne Branchaud

En tant qu’organisateur d’événements, on cherche souvent à créer ce qu’on appelle le « Wow factor ». La recette pour y arriver est assez simple, mais sa réalisation nécessite une bonne dose d’imagination ! Voici 2 pistes qui vous aideront à créer ce sentiment d’émerveillement chez vos participants et qui vous insufflera un sentiment de fierté et de travail bien accompli.

Première avenue : Dépassez les attentes des participants et surprenez-les… positivement

Que ce soit pour trouver une idée de cadeau, déterminer un thème, proposer des activités, choisir un décor, etc., vous ne devez pas vous arrêter à la première idée que vous trouvez, mais plutôt adopter la pensée de 2e niveau.

Pour comprendre ce principe, voici un petit exercice. Veuillez lire les 2 questions qui suivent et y répondre le plus rapidement possible, sans prendre le temps de réfléchir. Dites tout haut la première idée qui vous passe par la tête. Prêt ? Nommez-moi le plus rapidement possible un outil et une couleur. Ça y est ? Je suis prête à parier que 90 % d’entre vous ont probablement dit un marteau rouge ! C’est ce que j’appelle une réponse de premier niveau, c’est-à-dire la première réponse que la majorité des gens auraient répondu si on leur avait posé la question.

Si vous cherchez une idée pour un des aspects de votre projet et que vous vous arrêtez à la première idée que vous trouvez, vous demeurez au premier niveau et cet élément ne créera probablement pas de surprise auprès de vos invités car la majorité d’entre eux auraient fait la même chose que vous.

Lorsque vous planifiez un événement, efforcez-vous de toujours passer au 2e niveau d’idées en « poussant un peu plus loin vos réflexions » afin de trouver des idées différentes que celles que tout le monde pourrait avoir au premier abord. Essayer d’évaluer comment vous pourriez « améliorer d’un cran » chaque aspect de l’événement – sans tout remettre en question et tripler le budget alloué. Souvent, ce sont des petites attentions ou des petits détails qui peuvent faire toute la différence !

Cette façon de penser vous aidera à apporter une touche d’originalité à votre événement et un effet « WOW » pour vos participants, car vous leur offrez une expérience différente de ce à quoi ils s’attendent.

Des exemples : Déposez un mot de bienvenue dans les chambres de vos invités lors de leur arrivée ou un mot de remerciement dans leur voiture (si vous avez un service de valet pour le stationnement); si vous offrez un bouquet de fleurs ou un cadeau à une personne lors d’une soirée, prévoyez lui offrir d’aller le porter à sa chambre ou à sa voiture pour ne pas qu’elle soit encombrée avec ce présent pendant toute la soirée; vos invités doivent se déplacer à l’extérieur dans un endroit mal éclairé en soirée, offrez-leur des lampes de poche; il pleut lors de l’arrivée des invités ? Accueillez-les au stationnement avec des parapluies; prévoyez une animation lors de leur départ près du vestiaire… Vous voyez, de simples attentions qui dépasseront assurément leurs attentes !

Deuxième avenue : Jouez avec les sens et les émotions

Incorporez des découvertes pour les 5 sens, des façons d’inciter vos invités à participer à vos événements et jouez avec leurs émotions.

Goût : servez une entrée qui leur fera découvrir une saveur originale, impliquez-les dans le choix des ingrédients de leur cocktail, installez des stations de bonbons, de bouchées sucrées, de barbapapa et de maïs soufflé.

Touché : utilisez des textures et des matières soyeuses, incorporez des éléments que vos invités pourront manipuler ex : des écrans tactiles, des affiches où ils pourront écrire un petit mot pendant la soirée, des stations d’activité interactives…

Ouïe : soyez originaux dans vos discours en utilisant des jeux de mots thématiques et en incorporant de la musique et des vidéos, diffusez de la musique de leur époque qui raviveront d’heureux souvenirs, etc.

Vue : utilisez des projections sur les murs, les plafonds et les planchers, ayez des décors vivants (gens maquillés ou habillés selon la thématique qui se promènent dans la salle), utilisez des façons originales de solliciter l’interaction pendant la soirée (mur de SMS, Tweetwall, manettes de vote, photo booth – station de photo -, etc.). Privilégiez des accessoires originaux – fontaine de chocolat, cuisson et service dans un tajine, etc.

Odorat : Mettez des fleurs fraîches dans les chambres ou dans certains endroits spécifiques de votre salle, etc.

Vos invités adoreront l’expérience qui aura su solliciter leurs sens et leurs émotions, toujours en éveils lors d’un événement.

En tant qu’organisateur d’événements, vous devez garder votre esprit ouvert, être à l’affut des tendances et des nouveautés et être informé de ce qui se fait dans le milieu de l’événement. N’hésitez pas à effectuer des recherches sur internet qui est un excellent générateur d’idées et de renseignements. Tapez-y des mots clés et explorez les sites référés, à la recherche d’idées originales. Devenez membre d’association du monde de l’événement (par exemple, Meeting Professional International), abonnez-vous à des magazines ou à des « bulletins d’information » qui traitent d’événements, lisez des livres sur le sujet, participez à des forums de discussion, à des formations, des séminaires et surtout à d’autres événements et tentez d’y trouver de nouvelles idées !

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