Validez-vous les informations ?

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par Lyne Branchaud

« Oops, je pensais que… », « Pourtant, c’est ce que j’avais vu sur le site… », « Mais… j’avais entendu dire que… »… Est-ce que ça sonne familier ?

Lors de la mise sur pied d’un événement, l’une de vos responsabilités, en tant que planificateur, est de VALIDER les informations des volets les plus importants de l’événement. Il ne faut évidemment pas tomber dans l’excès et se mettre à revérifier ce que tout le monde dit et fait ! Par contre, voici quelques musts pour éviter le « J’aurais donc dû… »

Toujours, toujours, toujours visiter la salle où se déroulera l’événement ainsi que les chambres (voir l’article « Comment bien évaluer et choisir un site pour votre événement » en page 10 de l’édition d’octobre du magazine Le Planificateur – ne vous fiez pas seulement aux informations diffusées sur le site ou aux dires du représentant. Ce dernier peut oublier de vous mentionner des informations importantes, comme par exemple, des travaux à proximité du site ou des chaises disparates dans la salle de bal – non pas par mauvaise volonté, mais seulement parce qu’il s’est habitué à la situation. Et attention aux informations diffusées sur les sites web – elles n’ont peut-être pas été mises à jour;

Allez assister, en tant que spectateur, à une performance de vos animateurs (maître de cérémonie, groupe musical, conférencier, activités proposées, etc.) – une référence d’un ami ou d’un collègue de travail ou un artiste populaire n’est pas nécessairement un gage de qualité et de réussite. Votre clientèle peut être différente des leurs, les standards de qualité de votre entreprise peuvent être plus élevés et un artiste peut ne pas convenir à un public corporatif.

Allez voir les accessoires proposés par votre compagnie de décor; les dimensions peuvent être disproportionnées sur une photo et il est difficile de juger de la qualité des matériaux.

Demandez à voir un exemple du centre de table que le fleuriste vous propose; vous pourrez ainsi constater le volume de la pièce et si l’odeur est trop envahissante.

Rencontrez votre fournisseur d’audio-visuel, dans la salle que vous utiliserez et discutez du matériel utilisé ainsi que de la disposition; vous évitez ainsi des surprises la journée de l’événement.

J’espère que ces petits conseils vous aideront à éviter les mésententes et les mauvaises surprises et n’oubliez pas… de ne jamais assumer !

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