Médias sociaux et événements – 5 erreurs courantes

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par Lyne Branchaud

Depuis les dernières années, j’ai constaté que l’intégration des médias sociaux (Facebook, Twitter, Foursquare, Ustream, etc.) dans le milieu des événements corporatifs ou lors des événements pour les intervenants en événementiel n’est pas encore une pratique courante. Nous sommes en retard si on se compare aux événements grands publics (ex : Festival de jazz, Francofolies, Igloofest, etc.) ou aux événements s’adressant aux gens des milieux de l’informatique / web / internet (Podcamp, etc.). Ces derniers intègrent déjà toute une panoplie d’outils sociaux à leurs événements.

En septembre dernier, lors de la conférence annuelle du magazine Le Planificateur – qui réunissait une soixantaine de planificateurs d’événements corporatifs -, un sondage a été réalisé en direct et on y a découvert que seulement 14 % des répondants intégraient la plupart du temps les médias sociaux dans leurs événements, 34 % parfois et 52 % jamais.

Je serais curieuse de refaire le sondage cette année pour voir si ces données ont
évolué!

Malgré tout, certains planificateurs ont compris que l’utilisation des médias sociaux pendant leurs événements permettent de favoriser l’échange avec et entre les participants, de créer un « buzz » avant, pendant et après l’événement, d’obtenir les réactions, les commentaires et les questions des participants en direct et de faire rayonner son événement à un plus large public, entre autres.

Le but de cet article n’est pas de vous vanter les mérites d’utiliser les médias sociaux, mais plutôt de souligner les 5 erreurs les plus fréquentes que j’ai constatées lors d’événements qui intégraient les médias sociaux, souvent pour la première fois…

 

1 – Ne pas se fixer d’objectifs et ne pas créer un calendrier de diffusion

Avant de décider d’utiliser les médias sociaux, assurez-vous de vous fixer des objectifs – c’est-à-dire de déterminer ce que vous voulez accomplir grâce aux médias sociaux pour votre événement – Est-ce d’augmenter la visibilité de votre événement ? De diffuser de l’information sur votre milieu/votre cause ? De créer une relation avec les participants (interaction, commentaires, photos, vidéo, concours, etc.) ? De prouver que votre événement est un incontournable (contenu/conférenciers de renom/activités uniques, etc.) ?

Il est primordial de fixer vos objectifs, ce qui déterminera le style de contenu à diffuser sur vos différents réseaux.

Ensuite, créez un calendrier de parution où vous indiquez le contenu des messages que vous désirez diffuser. Par exemple lundi – mise en vente des  billets, mardi – artiste principal, mercredi – invitez vos amis, jeudi – activités à ne pas manquer, vendredi – texte sur la cause, etc. Ceci vous facilitera la vie sur le contenu à diffuser et vous évitera aussi d’oublier de partager des informations importantes.

2 – Ne pas alimenter les réseaux sociaux avant, pendant, et après l’événement

Faute d’expérience, il arrive souvent qu’on impose à la planificatrice d’événements (ou à du personnel qui ont déjà d’autres tâches), la gestion des différentes présences sur les réseaux sociaux. Grave erreur… La planificatrice a déjà beaucoup de travail sur les épaules et il sera difficile pour elle de générer adéquatement du contenu sur les médias sociaux pendant la mise sur pied de l’événement, et surtout pendant l’événement ! Ceci est encore plus vrai si cette dernière n’est pas une adepte et une habituée des médias sociaux… Ce ne sera qu’un fardeau de plus pour elle !

Il est essentiel d’avoir une présence planifiée et active sur vos réseaux et d’avoir des gens dédiés uniquement à générer du contenu, surtout si vous avez annoncé vos médias sociaux à grandes pompes !

Assurez-vous d’engager des gens professionnels et d’expérience, qui seront dédiés à vos outils sociaux et qui prendront le temps de vous créer des parutions interactives, intéressantes et stimulantes !

3 – Ne pas vérifier le réseau wifi

Assurez-vous de vérifier la qualité du réseau wifi afin que les participants n’aient pas de difficulté à avoir accès à internet. Faites des tests, et ce pas seulement la veille ou le matin de votre événement ! Également, je vous conseille de prévoir une station de recharge pour les portables et accessoires électroniques et d’apporter quelques rallonges ou fils pour recharge. Vos participants apprécieront ces petites attentions !

4 – Ne pas diffuser le hashtag dès le début de la promotion de l’événement

Il arrive souvent que le hashtag (#) Twitter d’un événement n’est diffusé que la journée même ou tout juste avant le début de l’événement… Pour éviter cette situation, pensez à créer un hashtag dès que vous décidez d’inclure Twitter parmi vos médias sociaux et diffusez ce dernier dès le début de la promotion de votre événement, sur toutes vos pièces de communication. Vous pourrez ainsi créer et suivre le « buzz » pré-événement !

5 – Ne pas former ou informer votre équipe sur votre utilisation des médias sociaux

Lorsqu’on demande à un membre de l’équipe organisatrice « Quel est le hasthag de l’événement ? » ou « Avez-vous une page facebook pour votre événement ? » et que ce dernier nous répond « Le quoi ??? Je sais pas… », ce n’est pas très professionnel… Assurez-vous de communiquer les informations de base sur les médias sociaux que vous utilisez aux membres de votre équipe qui seront sur place lors de l’événement. Je ne vous dis pas de les transformer en spécialistes, mais au moins qu’ils puissent transmettre les informations de base.
Et voilà, j’espère que ces quelques conseils sauront vous éviter ces pièges dans
lesquels il est facile de tomber !

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