Après avoir identifié les grandes étapes, il faut déterminer une date de réalisation pour chacune selon vos expériences antécédentes. En cas d’incertitude, n’hésitez pas à demander à votre fournisseur une évaluation du temps requis. Distribuez ensuite votre échéancier aux différents intervenants du projet afin qu’ils puissent vérifier et approuver vos prévisions. L’échéancier doit être le plus réaliste possible et pourra évidemment être ajusté en cours de réalisation du mandat.

Exemple d’échéancier :

2 – La liste des tâches

La différence entre l’échéancier et la liste des tâches est que l’échéancier est un survol des grandes étapes stratégiques du projet et les situe dans le temps alors que la liste des tâches inclut chacune des étapes de réalisation à accomplir dans le détail et les délais précis pour les réaliser. Cette liste est beaucoup plus complète et détaillée que l’échéancier. Voici un exemple afin de mieux comprendre la différence entre ces deux outils :

Lors d’un tournoi de golf, une des étapes de l’échéancier serait : réserver le terrain et choisir une date. Par contre, pour ce faire, la liste des tâches serait : sélectionner des dates et des terrains potentiels, soumettre ces suggestions aux dirigeants, communiquer avec le responsable des clubs approuvés, vérifier la disponibilité du terrain, effectuer une visite des endroits disponibles afin d’établir son choix, etc. La liste des tâches est donc beaucoup plus détaillée que l’échéancier. On y inscrit également la date à laquelle on doit amorcer la tâche et celle à laquelle elle doit être terminée. En voici un exemple :

Liste des tâches — Tournoi de golf

Tâches                                   Début                         Date limite     Responsable

Sélectionner un choix de
date et de terrains et

soumettre aux dirigeants       1er avril                        7 avril                  Dirigeants + LB

Vérifier la disponibilité
des dates + terrains               8 avril                            10 avril                 LB

Visiter les terrains
disponibles                            11 avril                           20 avril                LB

Choisir le terrain et la
date et signer contrat            22 avril                            25 avril               LB

Je vous suggère fortement de planifier vos délais comme si l’événement avait lieu deux jours plus tôt que la date réelle. De cette façon, toutes vos tâches seront complétées deux jours avant l’événement et vous pourrez en profiter pour préparer vos dossiers et le matériel à apporter. Je vous suggère également d’ajouter quelques jours de plus pour chacune des tâches afin de parer aux imprévus. Il est bon de mettre la liste des tâches à jour au fur et à mesure de la réalisation du mandat afin qu’elle soit la plus précise possible pour l’année suivante, si votre événement est récurrent.

3 – Le scénario

Finalement, le 3^e outil est le scénario de l’événement, qui est en fait le déroulement de la journée de l’événement, du début du montage à la fin de démontage. Il vous aidera à vous assurer que tout est en place et à indiquer aux équipes d’opérations ce qu’ils doivent faire et à quel moment. On peut ainsi suivre, minute par minute et en détail la progression de la journée de l’activité.

Sur le scénario, inscrire chacune des étapes de l’événement et l’heure à laquelle elles doivent se dérouler. Notez-y tout le travail à effectuer et le nom de l’individu qui doit l’exécuter. Il est très important que chaque personne à qui une tâche est attribuée reçoive le scénario à l’avance et qu’elle comprenne bien son rôle. Organisez une rencontre avec tous les intervenants afin de lire le déroulement et vous assurer que chacun a bien compris. Indiquez-y aussi les actions qui doivent être réalisées par les responsables du site et les différents fournisseurs (le montage des salles, l’installation des stations repas, l’audiovisuel, etc.), ainsi que les livraisons prévues.

Afin de ne rien oublier lors de la rédaction du scénario, mettez-vous dans la peau du participant et repassez toutes les étapes qu’il doit franchir de son arrivée sur le site à son départ après l’événement et revoyez toutes les actions à accomplir. Le scénario sera votre « bible » à suivre lors de la journée de la tenue de l’événement.

En voici un exemple :

Ces 3 outils de planification vous aideront, non seulement à penser à tout et à ne rien oublier, mais également à informer tous les intervenants du déroulement entier de l’événement et de ce à quoi vous vous attendez de la part de chacun d’eux.
Bonne planification !

Tags: échéancier, liste, outil, planification, scénario, tâche

This entry was posted on 11 septembre 2011 at 20:41. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.

Posted in événement méthodologie - conseil outils by Lyne 1 Comment