L’utilisation d’un tweetwall pendant un événement – partie 1

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par Lyne Branchaud

Vous désirez intégrer Twitter et un tweetwall lors de vos événements ? Ces outils vous permettront de créer de l’interaction avant, pendant et après l’événement avec les participants et les intervenants, d’en faire la promotion et de générer un « buzz », d’obtenir le pouls en direct pendant l’événement et de bâtir un solide réseau de contacts. Voici donc mes suggestions d’étapes à suivre afin de mettre en place ces outils de communication des plus intéressants…

1 – Organiser une réunion avec les responsables de l’événement afin de bien déterminer vos objectifs, l’angle à utiliser et les informations à véhiculer ; désirez-vous véhiculer du contenu corporatif, augmenter la notoriété de l’événement, faire connaître l’historique de l’événement, solliciter l’interaction avec ou entre les participants, promouvoir les activités offertes ou une cause, annoncer un concours, inciter la participation, etc. ? Rendre ces objectifs SMART afin de pouvoir les analyser après l’événement.

2 – Assurez-vous qu’il y a accès à internet à l’endroit où se tiendra l’événement et que la connexion est fiable.

3 – Ouvrez un compte Twitter identifié à votre événement. Assurez-vous de bien remplir votre profil, d’insérer une photo ou image de l’événement et de créer un background personnalisé.

4 – Déterminer un hashtag(#) pour l’événement – assurez-vous qu’il est disponible (non utilisé pour un autre événement), court (idéalement moins de 6 lettres) et utilisez de préférence des minuscules et un nom facile à retenir, ex : #salonorg

5 – Véhiculer l’utilisation de Twitter et le hashtag(#) sur tous vos outils publicitaires (envoi de courriel, formulaire d’inscription, publicité de l’événement, site web, accueil, programme, affichage sur place, etc.) et auprès de tous les intervenants de votre projet. Incitez les participants et les intervenants à l’utiliser et à en faire la promotion avant et pendant l’événement.

6 – Dans le formulaire d’inscription, demandez à vos participants/intervenants/exposants s’ils ont un compte Twitter et quel est leur nom d’utilisateur (ex : @guideevenement). Abonnez-vous à leur compte et suivez-les afin de pouvoir interagir avec eux ou leur faire parvenir des messages. Vous pouvez également les inciter à tweeter et interagir avant et pendant l’événement.

7 – Identifiez votre équipe d’intervention, c’est-à-dire les personnes qui seront responsables de tweeter avant et pendant l‘événement. Selon la nature et la grosseur de l’événement, je vous suggère de 2 à 4 personnes ;  une pour la modération/l’interaction avec les messages entrants et de une à trois personnes pour générer du contenu avant, pendant et après l’événement. Déterminer si ces intervenants utiliseront leur propre compte ou le compte de l’événement pour tweeter (et leur donner les codes d’accès si c’est le cas).

8 – Faites un brainstorm sur le contenu que vous désirez diffuser avant, pendant et après l’événement – messages, photos, vidéos, etc.; première inscription, première personne sur place, visiteur qui viennent de loin, pourquoi ils viennent à votre événement, quel est leur coup de cœur, nombre de personnes, que retenez-vous de l’événement, qu’est-ce que qu’ils ont appris et qui leur sera le plus utile, concours, remerciements, etc. Assurez-vous de distribuer les informations nécessaires à votre équipe d’intervention.

9 – Répartir les messages à diffuser entre les membres de l’équipe d’intervention,  établir l’horaire de chacun pour la journée et évaluer la possibilité d’identifier cette équipe (chandail/casquette/manteau, etc.) ou déterminez la tenue vestimentaire souhaitée.

10 – Choisissez votre outil de diffusion des messages sur grand écran. Il en existe plusieurs, certains gratuits d’autres payants, avec ou sans modération des messages. À vous de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins. Vous assurer de bien maîtriser l’outil choisi, de le tester, retester et retester et d’en connaître toutes les possibilités. Prévoir un plan B en cas de mauvais fonctionnement ou de problème temporaire.

11 – Assurez-vous d’avoir tout l’équipement nécessaire avec votre fournisseur
d’audio-visuel.

Dans la partie 2 de cet article   on y parle des outils à utiliser, de l’équipement nécessaire, de la diffusion pendant l’événement et de l’analyse après événement…

Bonne semaine !

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