par Lyne Branchaud
La prémisse est des plus simples : tout événement réalisé doit être assuré. Pourquoi? Parce que chaque événement comporte un risque d’incident ou d’accident alors vous et votre entreprise devez être protégés contre ces éventualités. Loin de moi l’idée de traiter de ce sujet en profondeur, car ce volet des événements possède son propre jargon, certaines clauses ou couvertures varient d’une compagnie d’assurance à l’autre et chaque événement est unique en soi. Mon but est beaucoup plus simple — vous expliquer les grandes lignes des contrats d’assurance en événements afin que vous puissiez connaître au minimum ses règles de base. Vous pourrez ainsi rayer « assurances » de votre liste des « choses que je ne comprends pas, mais qu’il faudrait bien que je comprenne un jour! »
Voici 4 étapes, très simples à réaliser, afin de vous assurer de détenir les protections nécessaires pour vos événements.
1re étape : Déterminer les groupes d’événements que vous réaliserez dans la prochaine année.
Cette première étape consiste à bien déterminer la quantité et le type d’événements que vous aurez à réaliser pendant une année. Vous devez simplement répondre aux questions suivantes :
– Combien d’événements organisez-vous dans une année?
– Parmi ces derniers, combien sont réalisés à l’extérieur du pays et à un niveau provincial ou régional?
– Quelle est la nature des événements que vous organisez; congrès, réunions, tournois de golf, expositions, levées de fonds? Combien y aura-t-il de personnes?
– Où ont lieu ces événements; sous un chapiteau, dans une salle d’un hôtel, en plein air?
– Devez-vous louer de l’équipement (tables, chaises, système de son, éclairage)?
– Engagez-vous des fournisseurs, des bénévoles ou des pigistes lors de ces événements?
– Y a-t-il des activités à risque (sur un bateau, utilisation de pyrotechnie, activité sportive intense)?
L’important ici est de regrouper tous vos événements qui se ressemblent et d’établir des groupes d’événements. Par exemple, annuellement, vous pourriez dire que vous organisez 2 tournois de golf dans votre région où vous utilisez les services de bénévoles, un colloque dans un hôtel à l’extérieur du pays, 3 salons régionaux avec des kiosques d’exposition dans des salles de congrès où vous utilisez des pigistes et des fournisseurs et 4 événements que vous organisez de A à Z à même les bureaux de votre entreprise. Ces renseignements aideront votre assureur à évaluer les protections qui doivent être incluses dans votre police d’assurance, selon les groupes d’événements que vous aurez à réaliser.
2e étape : Vérifier les assurances de vos fournisseurs.
Les fournisseurs externes que vous engagez lors de vos événements (audiovisuel, éclairage, structures pour kiosque d’exposition, etc.) possèdent habituellement leur propre police d’assurance. Il est de votre responsabilité d’obtenir une copie de ces contrats afin de vérifier si les protections nécessaires s’y retrouvent (vous les verrez à l’étape 3) ainsi que les montants pour lesquels ils sont assurés. Dites-vous que si vos fournisseurs ne sont pas assurés, il y a de fortes chances que les réclamations se retournent contre vous alors, assurez-vous d’effectuer les vérifications nécessaires!
3e étape : Téléphoner à votre assureur et expliquez-lui vos différents groupes d’événements afin qu’il vérifie votre contrat actuel (ou établisse un nouveau contrat) et s’assure que toutes les protections nécessaires s’y trouvent.
Selon la nature et la quantité d’événements que vous organisez, vous pouvez choisir une police annuelle (qui couvre tous les événements que vous organisez pendant toute une année) ou une police événement (qui couvre un seul événement pendant toute sa durée). Discutez de ces 2 options avec votre courtier d’assurance de dommages afin de déterminer celle qui est la plus avantageuse pour vous.
Il est important de bien comprendre que votre assurance protège votre entreprise pour tous les actes de vos employés dans le cadre de leur fonction qui entraineraient des dommages causés aux autres. Si un de vos employés ou participant se blesse, ce ne serait pas votre assurance en responsabilité civile pour l’événement qui indemniserait cette personne, mais plutôt son assurance personnelle ou celle offerte par son employeur (CSST).
Voici 5 clauses qui, selon les événements que vous organisez, devraient se retrouver dans votre police d’assurance :
– Assurance responsabilité civile générale
Cette clause est la plus importante de votre police d’assurance et elle comprend différents volets :
Dommages corporels et dommages matériels – cette clause vous protège contre les réclamations pour des dommages corporels ou des dommages à des biens causés par vos employés ou vos participants. Elle inclut également un montant pour les frais médicaux.
Responsabilité civile des locataires – cette clause couvre les dommages pouvant survenir au local loué par votre entreprise mais uniquement pour la partie du bâtiment dont vous êtes responsable (intérieur du local), la structure extérieure du bâtiment étant déjà assurée par le propriétaire du bâtiment.
Produits et travaux achevés – cette clause couvre les dommages qui peuvent survenir une fois les installations complétées ou les items installés. Cette protection pourrait vous couvrir si, par exemple, un des participants souffrirait d’empoisonnement alimentaire avec la nourriture qui lui aura été servie. La nourriture est ici considérée comme un produit. Lors de l’installation de vos différentes structures, il est très important de prendre tous les moyens nécessaires afin d’éviter les accidents (harnais de sécurité, signalisation de travaux en cours, etc.) afin d’être couvert et de prouver qu’il n’y a eu aucune négligence de votre part.
– Assurance des biens
Tous les biens et équipements, qu’ils soient votre propriété, loués ou prêtés par le propriétaire du site doivent être assurés comme s’ils vous appartenaient. C’est ce qu’on appelle avoir le soin, garde et contrôle des biens. En incluant cette clause, vous pourriez être protégé si, par exemple, un de vos employés déchirait accidentellement la toile de la tente où a lieu l’événement ou si un participant brisait la console du DJ lors de la soirée. Tous les biens sont couverts selon les risques inclus dans votre contrat d’assurance. Il est donc très important de demander une couverture étendue afin de couvrir le plus de risques possibles.
– Responsabilité automobile des non-propriétaires
Cette clause couvre les dommages, qui pourraient être causés à des tiers en responsabilité civile automobile, par un de vos employés qui utiliserait son propre véhicule pour les besoins de l’entreprise ou de l’événement. Cette protection est valide seulement si le propriétaire du véhicule est en insuffisance d’assurance avec son propre contrat d’assurance automobile. Ex : Un employé utilise son véhicule pour les besoins de l’entreprise. Il provoque un carambolage où plusieurs véhicules sont impliqués, dont un camion qui transporte des matières dangereuses et qui se déverse. Si la faute du conducteur est mis en cause et que les dommages excèdent son montant d’assurance de responsabilité civile automobile, alors votre protection couvrirait l’excédent.
– Assurance annulation événement
Si votre événement ne peut être reporté (mort de l’artiste principal, cyclone qui détruit l’édifice où votre événement devait avoir lieu, etc.), cette clause couvre les dépenses encourues et non récupérables ou les frais encourus dus au report de l’événement.
Vous devez donc évaluer s’il vous coûtera plus cher d’inclure cette clause dans votre contrat que les dépenses qui pourraient être encourues (dépôts, paiement à l’avance, etc.).
– Clause erreur et omission
Cette clause est intéressante si vous réalisez tout de A à Z lors d’un événement. Malgré son prix élevé, elle couvre toute erreur (non intentionnelle) de votre part. Un exemple? Un de vos clients a fermé son entreprise pour la journée afin de permettre à tous ses employés de participer à votre événement. Malheureusement, vous lui aviez transmis la mauvaise date! Ce client pourrait vous poursuivre pour la perte de revenus engendrée par la fermeture de son entreprise.
Finalement, assurez-vous de bien comprendre ce que votre assurance ne couvre pas (tout risque sauf…) par exemple la pyrotechnie, des manèges ou autre, surtout si votre événement comprend des éléments plus « à risque ».
4e étape : Dormez sur vos deux oreilles, vous comprenez maintenant les assurances et êtes bien assuré!
Un sincère merci à M. Vincent Allard, courtier en assurance de dommages chez Juneau Guillemette Assuraction inc. de Victoriaville 1-800-363-7231, pour les renseignements transmis et le temps accordé.