Organiser un tournoi de golf en 40 étapes

par Lyne Branchaud

Un tournoi de golf fait partie des différents types d’activités qu’un planificateur d’événements sera appelé à organiser au moins une fois dans sa carrière! En me basant sur l’aide-mémoire de l’Association des directeurs généraux de clubs de golf du Québec, je vous propose ce mois-ci un résumé de toutes les étapes importantes à franchir pour la mise sur pied d’un tel événement.

1 – Établissez la mission et les objectifs de votre tournoi ainsi que la nature des participants. (Vous déterminerez ainsi les lignes directrices à suivre pour l’élaboration de votre tournoi, les éléments à véhiculer dans votre communication, ainsi qu’une liste de personnes à inviter – employés, clients, fournisseurs.) Ces personnes viendront-elles seules ou accompagnées.

2 – Déterminez le nombre de joueurs potentiels (minimum et maximum).

3 – Choisissez deux à trois dates possibles (n’oubliez pas de faire approuver ces dates par les dirigeants et vous assurez qu’ils seront libres pour participer au tournoi).

4 – Vérifiez si les dates proposées entrent en conflit avec d’autres tournois (organisés par des entreprises du même milieu que le vôtre ou avec les mêmes invités).

5 – Déterminez la région géographique la plus accessible pour vos convives (avec des limites Nord, Sud, Est et Ouest).

6 – Choisissez 2 ou 3 terrains de golf correspondant à vos attentes et à celles de votre clientèle (terrain privé, semi-privé ou public).

7 – Veillez à ce que les terrains sélectionnés soient adéquats. Vérifiez le nombre minimal et maximal de golfeurs qu’ils peuvent recevoir, le nombre de places disponibles dans le stationnement, le nombre de salles de réception et leur dimension, la quantité de voiturettes, etc. Éliminez les terrains qui ne répondent pas à vos critères.

8 – Informez-vous auprès des responsables des terrains sélectionnés, de la disponibilité pour les dates envisagées, sinon vérifiez si une autre date conviendrait aux deux parties. Demandez également si un autre tournoi aura lieu en même temps que le vôtre (dans ce cas, vos emplacements respectifs devront être très bien délimités).

9 – Renseignez-vous au sujet des tarifs – droit de jeu, voiturettes, repas, démonstration des professionnels, balles de pratique, etc. – afin de préparer un budget provisoire.

10 – Demandez au responsable de vous faire parvenir de la documentation sur son terrain par courriel (menus, règlementation du terrain, carte de pointage, etc.).

11 – Visitez les clubs que vous trouvez intéressants et assurez-vous d’y retrouver toutes les installations recherchées (douches, vestiaires, cases). Informez-vous également s’il y a possibilité de manger à l’extérieur et évaluez l’affichage que vous aurez besoin de produire (affiches de direction près du terrain de golf et dans l’aire de stationnement afin d’indiquer aux participants où se trouve l’accueil, direction des vestiaires, des aires de repas, etc.). Finalement, vérifiez la propreté et la qualité du service et des lieux.

12 – Choisissez la date et le club qui satisfont le mieux à toutes vos exigences.

13 – Dressez un échéancier et préparez un budget provisoire.

14 – Établissez avec le responsable du club :

– la  formule des départs : départs simultanés (shot-gun), entrecroisés ou consécutifs;

– la formule du tournoi : partie individuelle, par trou ou Vegas;

– le service de transfert des sacs de golf de l’auto à la voiturette (devrez-vous produire une étiquette pour identifier les sacs de golf avec le nom du participant et le numéro de son trou ou de son heure de départ?);

– les activités pendant le tournoi sur le parcours et la nature de vos concours  s’il y a lieu (retiendrez-vous les services d’un photographe pour des photos de tous les quatuors ou d’une entreprise de vidéo pour un tournage qui sera diffusé en soirée? Organiserez-vous des concours : trou d’un coup, le plus long coup de départ, la balle la plus près du trou, etc.? Organiserez-vous des dégustations sur les trous? );

– où et comment seront installées les activités sur le parcours et votre table d’accueil pour l’inscription;

– si le club offre le service de compilation des pointages à la fin de la journée (si nécessaire et si vous pouvez produire des cartes de pointage avec le logo de l’entreprise ou d’un commanditaire);

– si le club vous offre le soutien technique pour l’installation de vos affiches (accueil, concours, activités, commandites) et s’ils peuvent vous fournir des voiturettes pour les membres du comité organisateur et les bénévoles;

– s’il met à votre disposition un responsable de vos départs;

– si le club offre le service des boîtes à lunch sur le parcours ou le service de rafraîchissements au 9 1/2, ou s’il vous autorise à installer des haltes de ravitaillement commanditées;

– le nombre de douches disponibles et si certains articles sont fournis – savon, shampoing, serviettes, cadenas, etc.;

– le coût et le nombre de casiers;

– le plan de salle pour la soirée (selon les activités que vous aurez planifiées);

– si les places aux tables sont assignées ou non (si c’est le cas, n’oubliez pas de donner aux invités leur numéro de table);

– le nombre de places par table (de 8 à 12 personnes selon la grandeur des tables utilisées);

– le choix des menus (brunch, dîner, barbecue ou souper) ainsi que les tarifs;

– le choix des boissons et les tarifs, ainsi que le style de service – bar ouvert ou payant. Déterminez également si vous offrirez un cocktail avant le repas;

– les activités après tournoi (DJ, animation et remise de prix, tirage de prix de présences, humoriste, diffusion de vidéos, encan, etc.);

–  les politiques du club relatives à la tarification et aux modalités de paiement;

– la réglementation concernant le terrain, la tenue vestimentaire, la commandite extérieure;

– la politique en cas de mauvais temps;

–  la politique des pourboires du club.

15 – Ajustez le budget provisoire et soumettez le contenu du projet à l’approbation des dirigeants.

16 – Signez le contrat avec le responsable du club de golf choisi et remettez un dépôt afin de confirmer la tenue de votre tournoi.

17 – Établissez le prix que vous demanderez à vos invités et ce qui est inclus – droit de jeu, voiturette, repas, activités, etc.

18 – les invitations et les formulaires d’inscription et faites-les parvenir aux participants en leur mentionnant la date limite pour s’inscrire. Idéalement, privilégiez une méthode électronique d’envoi et de réception des inscriptions.

19 – Préparez les billets ou les confirmations courriel avec toutes les informations utiles : la date, l’horaire (heure de l’inscription, du brunch, du départ, du BBQ, du cocktail, du souper), le prix, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du club, le trajet, des photos, une numérotation, des coupons si nécessaires (pour le brunch, le golf, les repas, le cocktail, etc.) et le logo de l’entreprise ou du tournoi. Vous pourrez faire parvenir le billet ou la confirmation électroniquement à vos participants.

20 – Formez un comité de vente des billets et nommez un président d’honneur (s’il y a lieu).

21 – Assurez-vous d’une couverture médiatique, si nécessaire.

22 – Réservez les animateurs et l’équipement technique dont vous aurez besoin (DJ, animateur, système de son, etc.).

23 – Prévoyez une assurance pour l’événement.

24 – Formez un comité d’opérations pour assurer le bon déroulement du tournoi et déterminez si vous leur fournissez des vêtements (polo, casquette) identifiés aux couleurs de l’entreprise ou portant le logo du tournoi ou du commanditaire.

25 – Réservez un camion pour la livraison du matériel (affichage, cadeaux).

26 – Élaborez un plan d’action et établissez le scénario de la journée en y insérant tous les détails importants et les responsabilités de chacun. Transmettez le scénario à tous les intervenants impliqués.

27 – Assurez-vous d’avoir le nombre de bénévoles requis pour l’accueil de vos golfeurs et les activités (certains clubs peuvent vous fournir du personnel moyennant un léger supplément. Attention à l’âge des bénévoles, car certaines compagnies d’assurances exigent que les surveillants des trous d’un coup soient âgés de plus de 18 ou 21 ans).

28 – Trouvez et achetez les cadeaux et les prix à remettre, s’il y a lieu. Identifiez chacun des cadeaux à l’activité à laquelle il correspond. Choisissez-les en fonction du profil des participants et identifiez-les avec le logo de l’entreprise, du tournoi ou du commanditaire. Pensez également à l’emballage!

29 – Formez les quatuors.

30 – Faites parvenir l’horaire et les coordonnées de départ à tous les participants avec leur confirmation ou leurs billets, ainsi que les règlements et les politiques du club.

31 – Dressez la liste des participants en indiquant les données importantes : nom de la personne, nom de l’entreprise, billets payés ou non, heure de départ et le trou de départ, s’il y a lieu. Imprimer deux listes afin de faciliter l’accueil des gens par une recherche rapide :

une liste par heure ou par trou de départ

une liste en ordre alphabétique avec l’heure et le trou de départ

32 – Faites parvenir les listes des participants au club de golf une semaine avant l’événement en confirmant le nombre de golfeurs, le nombre de voiturettes requises, le nombre de repas ainsi que la disposition de la salle désirée pour la tenue de vos activités.

33 – Préparez tout le matériel imprimé (affiches, remerciement aux commanditaires, bannières, cartes de pointage, affiches pour les voiturettes, menus, etc.) en s’assurant d’y apposer le logo de l’entreprise, du tournoi ou du commanditaire. Comme certaines de ces pièces seront installées à l’extérieur, il faut prévoir un matériel à l’épreuve de l’eau et demander que l’on perfore les bannières pour laisser circuler le vent. Pensez également aux supports pour faire tenir tout ce matériel.

34 – Préparez une trousse ou un cadeau à remettre à l’accueil pour vos golfeurs, si désiré. Il est toujours apprécié de recevoir des objets qui seront utiles pendant la partie : balles de golf (avec le logo de l’entreprise ou du commanditaire bien entendu), tee, chasse-moustique, gomme, bouteille d’eau, kleenex, crayon chasse-tache, marqueur, parapluie, coupe-vent, etc.

35 – Établissez quels seront les résultats gagnants (pointage brut, pointage net, pointage Vegas, le pointage le plus élevé, le plus près du trou, le plus long coup de départ, sur le vert en un coup, concours de coup roulé, concours de coup d’approche, le plus près de la ligne, la balle de couleur, la balle à l’eau, etc.).

36 – Établissez votre méthode pour départager les ex aequo.

37 – Idéalement, rendez-vous au club de golf avec votre comité d’opérations avant le tournoi pour vous assurer que tout le monde comprend son rôle et prend connaissance des lieux.

38 – Dressez une liste et assurez-vous du transport du matériel requis pour l’événement. Si possible, faites livrer tout le matériel requis la veille;  les gens du club pourront ainsi amorcer le montage le soir ou très tôt le matin. Avec votre équipe, rendez-vous au moins trois à quatre heures avant l’arrivée des participants la journée de l’événement afin de tout préparer – table d’inscription, cadeaux, affichage, etc. — et d’être prêts à les recevoir.

39 – Confirmez une dernière fois tous les détails de tournoi avec chacun des fournisseurs et des intervenants, suspendez un chapelet sur votre corde à linge et priez pour qu’il fasse beau.

40 – Mettez en oeuvre votre plan d’action afin que votre tournoi devienne un événement inoubliable et pensez à anticiper le scénario d’une demi-heure afin de vous assurer que tout est en place.

Bon tournoi!

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