Comment bien évaluer et choisir un site pour votre événement ?

par Lyne Branchaud

Le choix d’un site où tenir votre événement est l’une des décisions majeures que vous aurez à prendre en tant qu’organisateur d’événements. Cette décision ne doit pas être prise à la légère et vous devez connaître tous vos besoins, tant au niveau de la programmation de votre événement, de l’hébergement, de la restauration et du nombre de salles/d’espace nécessaires, que du nombre de participants pour chacune de ces activités. De plus, il faut déterminer la période idéale pour la tenue de votre événement. Suite à cette analyse de vos besoins, la prochaine étape consiste à établir une liste de sites qui pourront combler ces derniers (ne pas oublier que selon la nature, la complexité et le nombre de participants à l’événement, il peut être nécessaire de réserver votre salle d’un à deux ans à l’avance afin de vous assurer de sa disponibilité).

Étape 1- Repérer des sites qui pourront répondre à vos besoins

L’une des premières questions à se poser est la suivante : « Dans quelle région devrait avoir lieu l’événement? ». Doit-il être réalisé dans une région urbaine (Montréal, Québec, Sherbrooke, etc.) ou dans une zone rurale? Quel serait l’endroit idéal selon la provenance des participants? Je vous suggère d’établir des limites selon les points cardinaux (Nord, Sud, Est, Ouest) afin de préciser vos recherches.

Une fois le secteur délimité, analysez le type d’établissement dont vous aurez besoin : une salle près d’un aéroport, un hôtel, un centre des congrès, un terrain en plein air, un espace multifonction avec hébergement à proximité, un terrain de golf, etc.

Il peut être intéressant de sélectionner un endroit en fonction de l’orientation de l’événement. Si l’accent est mis sur les récentes technologies, tentez de trouver un site qui reflétera cette image comme le centre des sciences de Montréal. Si vous désirez recevoir les participants dans une ambiance chic optez plutôt pour le Loft Hôtel ou le Fairmont Château Frontenac. Vous pouvez également considérer des sites qui ne sont pas des hôtels tels les musées, les salles d’exposition, la salle des pas perdus à la Gare Windsor, le Bain Mathieu, l’Usine C, les entrepôts Dominion, le Château Ramezay, le Jardin botanique, le Chalet du Mont-Royal, etc.

Pour vous aider à cibler des emplacements, il existe plusieurs outils de référence disponibles. Je vous conseille fortement « Le guide source des sites d’événements Montréal » produit par Le Planificateur. Plusieurs sites y sont répertoriés avec les coordonnées des personnes ressources et le nombre de salles avec dimensions, capacité et détails techniques. Vous pouvez également consulter les site Internet suivants :

www.congres.com Association des bureaux de congrès

www.ahgm.org Association des hôtels du grand Montréal

www.hotelleriechampetre.com Hôtellerie champêtre

www.sparelaissante.com Spas et relais santé du Québec

www.atrassociees.com Association touristique régionale

www.bonjourquebec.com Site touristique officiel du gouv. du Québec

www.sepaq.com Société des établissements de plein air du Québec

www.1001-evenements.com Répertoire de salles & de services de divertissement

www.accesgolf.com Accès golf

www.infogolfquebec.com Info golf Québec

Lorsque vous aurez établi une liste de sites potentiels, soumettez-la aux dirigeants afin de vous éviter des démarches inutiles. Dès que cette liste est approuvée, vous pouvez communiquer avec la personne-ressource des établissements sélectionnés afin de vérifier leur disponibilité eu égard à vos choix de dates et s’ils peuvent combler vos besoins relatifs à l’hébergement, aux salles/espaces et à la restauration.

Étape 2- Obtenir des informations sur les sites potentiels

Afin de vous aider pour vos négociations, il est nécessaire de connaître le pouvoir d’attraction de votre événement, c’est-à-dire de savoir combien votre événement rapporte dans son ensemble au site qui vous reçoit. Pour ce faire, vous aurez idéalement besoin de l’historique des trois dernières années en ce qui concerne la quantité de chambres occupées, les montants dépensés en repas et en boisson ainsi que les autres revenus générés par les participants (achats aux boutiques, participation aux activités sportives ou spas, etc.). Plus vous aurez de donnés, mieux vous connaîtrez la valeur réelle de votre événement, meilleure sera votre position pour négocier.

Vous devez ensuite obtenir un tarif d’hébergement pour chacun des sites potentiels (vous pouvez vérifier au préalable les prix qu’ils annoncent sur Internet pour la période envisagée) et savoir quelle est leur politique en matière de gratuités (les hôtels proposent habituellement une nuitée sans frais par bloc de 30 ou 50 nuitées réservées) et de surclassement (chambre de niveau supérieur offerte au tarif d’une chambre de niveau inférieur). Demander également à recevoir le menu banquet si le site dispose d’un service de restauration (ou de leur politique avec les traiteurs), les plans de salle et s’il dispose d’un service de stationnement (intérieur ou extérieur) pour ses clients, combien il y a de places et s’il est gratuit ou payant.

Étape 3 – Aller visiter les sites retenus

Une fois ces renseignements obtenus, il faut maintenant aller visiter ces différents sites afin de faire votre choix. Ces visites vous permettront de rencontrer les personnes-ressources, de vous familiariser avec l’endroit, de juger de la qualité de l’établissement et du service offert, d’obtenir certains renseignements techniques et détails de logistique dont vous aurez besoin et de négocier les clauses du contrat.

Pendant vos visites, il est important de vérifier ou de discuter des points suivants (selon vos besoins) avec les personnes-ressources des sites :

– Où vous propose-t-on d’installer l’aire d’inscription, le « quartier général » et la pièce d’entreposage?

– Quelles sont les salles suggérées pour les repas, les conférences, les ateliers, les activités, etc.? Quelles sont les équipements techniques disponibles dans ces salles (écran, système de son, etc.)? À partir de quelle heure pouvez-vous effectuer le montage et jusqu’à quelle heure pouvez-vous demeurer dans la salle pour le démontage?

– Selon la disposition demandée, quelle est la capacité maximale de la salle (de cette façon, vous saurez si vous avez de la latitude quant au nombre de personnes que la salle peut contenir)?

– Quelles sont les directions à suivre et la distance à parcourir entre les chambres et les différents endroits de rencontre et d’activités (prenez note de vos besoins en affichage)? Y a-t-il des salles de bain à proximité (vous pouvez en profiter pour vérifier leur propreté)?

– Est-ce qu’un monte-charge donne directement accès du quai de chargement aux salles (vos fournisseurs d’audiovisuel seront aux anges!)?

– Quelles sont les catégories de chambres disponibles, leur quantité et les différences entre chacune (nombre de lits et grandeur de ces derniers, canapé-lit, cuisinette, bain-tourbillon, minibar, vue sur le fleuve, etc.)? Demandez s’il est possible de visiter une chambre de chacune des catégories que vous prévoyez réserver. Quel est le tarif de chacune? Quels sont les services inclus (la livraison du journal quotidien, l’accès Internet haute vitesse, l’utilisation d’une salle exclusive, etc.) et ceux qui ne le sont pas? Est-ce que l’endroit offre un service aux chambres jour et nuit?

– Est-ce que le site dispose de chambres pour les gens à mobilité réduite (si nécessaire);

– À partir de quelle heure les participants peuvent-ils accéder à leur chambre et à quelle heure doivent-ils la quitter (car vous devrez communiquer cette information aux participants)?

– Quelle est la politique de l’établissement concernant les départs hâtifs (c’est-à-dire si une personne quitte sa chambre avant la date prévue lors de la réservation)?

– Quelle sont les dates d’attrition (où il est permis de diminuer le bloc de chambres d’un certain pourcentage à quelques reprises et selon des dates précises avant la date de relâche du bloc de chambres)

– Quelle est la date de relâche du bloc de chambres réservées (la date de relâche représente la journée où les chambres que vous avez mises de côté et qui sont inutilisées seront à nouveau disponibles pour les clients de l’hôtel – habituellement 30 jours avant l’événement)?

– Quels sont les frais de livraison aux chambres? (Par exemple si vous désirez faire livrer des cadeaux à vos participants – ce service doit habituellement être effectué par le personnel de l’hôtel et est facturable.)

– Est-ce que le site dispose de piscines, d’un centre sportif, d’un salon de beauté/soins de santé, d’un centre d’affaires, d’un service de conciergerie, etc.? Quelles sont les heures d’ouverture et les tarifis? Offrent-ils des activités gratuites?

– Disposent-ils d’un service de gardiennage? Quel est le nombre d’heures minimum et le tarif? (Communiquez ces informations aux participants, surtout si une soirée de gala est organisée).

– Est-ce que le site a adopté des politiques environnementales (recyclage, compostage, fréquence de changement des serviettes de bain, etc.)?

– Peuvent-ils vous remettre des dépliants sur leur établissement et les différents services offerts (que vous pourrez faire parvenir aux participants)? Ont-ils une adresse Web où se retrouvent ces informations?

– Quelle est leur politique de paiement — dates et montant des dépôts demandés?

– Est-il possible d’installer de l’affichage pendant votre événement? ¸

– Est-ce qu’un stationnement est disponible sur le site ou à proximité?

– Le stationnement est-il suffisamment grand pour accueillir tous les participants?

– Est-il intérieur ou extérieur?

– Quelles sont ses heures d’ouverture et de fermeture?

– Les invités peuvent-ils entrer et sortir du stationnement plusieurs fois dans une journée sans fais supplémentaires?

– Un service de valet est-il offert? (Si le site ne dispose pas de ce service, mais que vous désirez l’offrir aux participants, il existe des firmes spécialisées dans ce type de services).

– Devez-vous prévoir des vignettes, des cartes d’accès ou des billets de stationnement (remis à l’avance aux convives) afin d’identifier leurs véhicules?

– Des préposés au stationnement sont-ils nécessaires? (surtout si le nombre de participants est élevé).

– Avez-vous besoin d’affichage afin d’indiquer l’endroit de stationnement réservé aux invités?

Je vous suggère de prendre des photos des différentes salles et espaces que vous utiliserez à titre de référence. Elles vous seront très utiles lorsque vous effectuerez la planification du décor ou de l’aménagement des salles dans les semaines suivantes.

Étape 4 – Choisir le site

Maintenant que vous avez visité et évalué tous les sites potentiels, il est temps de choisir le site où aura lieu l’événement. Le but consiste à sélectionner celui qui saura le mieux répondre à tous vos besoins, qui reflétera l’image que vous désirez projeter et qui vous aidera à atteindre vos objectifs. Faites approuver votre choix par les dirigeants et communiquez la bonne nouvelle à la personne-responsable du site choisi. Par la suite, téléphonez aux autres personnes que vous avez rencontré afin de les remercier et de les informer que leur site n’a malheureusement pas été retenu.

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