Faites-vous le bilan de vos événements?

par Lyne Branchaud

Une fois votre événement terminé, il est essentiel, selon moi, d’en faire le bilan. Pourquoi?

1) Pour en résumer son contenu (qui vous servira si vous devez refaire un événement semblable l’année suivante);

2) Pour évaluer si vos objectifs ont été atteints;

3) Pour obtenir des faits et des chiffres concrets;

4) Pour identifier les forces et faiblesses des différents aspects du projet;

5) Pour calculer votre retour sur l’investissement;

6) Pour sonder les participants sur ce qu’ils souhaiteraient y retrouver lors des prochaines éditions.

Toutes ces données vous permettront d’améliorer votre formule pour les années à venir en offrant un événement qui vous permettra de mieux atteindre vos objectifs, de mieux comprendre et combler les besoins de vos participants et de devenir un événement… presque parfait!

Première étape – Établir les grandes lignes de l’événement

–  Faire une brève description de l’événement

Nom de l’événement, date où il s’est tenu, endroit où il a eu lieu, horaire, nombre de participants (compilation des présences) et d’exposants.

–  Décrire brièvement le déploiement ou l’exploitation sur le site

Plan du site, salles assignées à chacune des activités, nombre et liste des exposants, y avait-il des kiosques corporatifs ou de l’exploitation — remise d’échantillons, explication des produits ou services, concours, etc.;

–  Résumer les différentes activités et la liste des intervenants

Quelles activités ont été offertes? Combien de participants réels par rapport au nombre d’inscrits? Qui animait ces activités? Quelles entreprises ont été utilisées pour les services techniques, la logistique, l’accueil, le divertissement, etc.;

–  Effectuer un compte rendu de l’hébergement et de la restauration

Hébergement : Occupations réelles par jour et par catégories de chambres, chambres simples/chambres doubles, nombre d’annulations ou de no-show (gens qui ne se sont pas présentés), cycle de réservation, etc.

Restauration : Liste des repas servis avec le nombre de personnes à chacun, la description des menus et le style de service pour les repas et la boisson.

–  Décrire les éléments de communication utilisés et leurs résultats

Qu’est-ce qui a été fait au niveau des médias, de l’envoi d’information, de la publicité, de la promotion, du matériel imprimé, etc. En quelle quantité ces éléments ont-ils été produits? À quel moment ces actions se sont-elles tenues? À qui ont-elles été diffusées? Quelles ont été les retombées?

Pour obtenir toutes ces données, il est nécessaire de prévoir avant l’événement, les données dont vous aurez besoin et d’instaurer des systèmes pour pouvoir les comptabiliser. Il faut également rencontrer les différentes équipes impliquées dans le projet (opérations, approvisionnement, ventes, informatique, etc.) afin d’obtenir leurs données et commentaires. Selon leurs observations, quels éléments ont été les points forts? Les points faibles? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré et de quelle façon?

De plus, pendant l’événement ou après ce dernier, il est important de faire un sondage auprès des participants (et des fournisseurs ou exposants) pour recueillir leurs commentaires. De cette façon, vous obtiendrez des faits à intégrer au bilan et obtiendrez un autre point de vue. Vous pouvez sonder le niveau de satisfaction des invités sur l’événement en général, l’horaire, la nature des activités/ conférences/formations, la qualité des contenus, les attentes et suggestions, etc.

Ce sondage peut être réalisé à l’aide d’un groupe de discussion ou d’entrevues, d’un système de vote interactif pendant l’événement ou d’un sondage en ligne (sur place ou après l’événement). Je vous suggère fortement d’utiliser www.surveymonkey.com, un outil très simple pour bâtir et diffuser un questionnaire en ligne, qui compile également les résultats. Le sondage doit être conçu avant l’événement, afin qu’il soit prêt à être rempli par les participants sur place ou au maximum une semaine après l’événement et n’oubliez pas d’indiquer la date limite pour le remplir. Vous pouvez également offrir un incitatif (tirage, cadeau, rabais sur les frais d’inscription à la prochaine édition) aux participants afin de stimuler leur participation.

Deuxième étape – Analyser les données afin d’en tirer des conclusions

–  Énumérez les objectifs qui avaient été établis au début du projet

Ces objectifs ont-ils été atteints? Sinon, comment cela s’explique-t-il?

–  Faites un résumé de l’exercice financier

A-t-on respecté le budget provisoire? Insérez un tableau comparatif du budget provisoire et du budget réel. Quels sont les résultats financiers – gain, break-even ou perte?

–  Résumez les recommandations proposées

Organiseriez-vous l’événement au même endroit l’année suivante? La formule a-t-elle été appréciée ou doit-elle modifiée? Quels seraient les éléments à répéter et à améliorer (et de quelle façon)?

–  Tirez une conclusion

Une fois le bilan complété, présentez-le aux dirigeants, distribuez-le à toutes les personnes impliquées dans le projet (avec un petit mot de remerciement qui est toujours apprécié!) et gardez-en une copie au dossier pour références futures.

Je vous conseille également de prendre et conserver des photos numériques de tous les événements que vous organisez et de les sauvegarder dans un dossier. Photographiez les endroits où vous avez installé de l’affichage, le kiosque d’inscription, les décors, les différentes activités, les dispositions de salle, etc. Vous pouvez même intégrer ces photos au bilan. La mémoire est une faculté qui oublie et les équipes de travail changent au fil des années, alors votre bilan et les photos pourront certes vous aider à mener à bien vos futurs projets.

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