Une semaine avant le jour J

par Andréanne Mathieu

La semaine avant la tenue d’un événement est une période charnière pour les planificateurs d’événements. L’effet « entonnoir » se fait sentir qu’on le veuille ou non ! Plusieurs informations se précisent, le scénario (version 6,7,8…) prend forme, on pose la touche finale et tout s’enchaîne à un rythme effréné.

Étant actuellement dans cette situation, soit 6 jours avant la tenue du 7e Gala des Grands prix de la relève en restauration, tourisme et hôtellerie, je parle en connaissance de cause ! J’avais donc le goût de vous faire vivre ce petit moment de frénésie avec moi, permettant par le fait même un rappel (note à moi-même) des « to do », une semaine avant le jour J.

Confirmations et révisions

Mon téléphone de dérougit plus ! Les confirmations avec les fournisseurs, équipe de production, bénévoles et avec tous ceux qui sont impliqués au sein de l’événement est primordial. Cela permet de rappeler les heures d’arrivées, de confirmer les rôles de chacun, de s’assurer que les livraisons ont bien été effectuées et de revoir avec tous les points importants qui les concernent. Ces révisions permettent bien souvent d’éviter des erreurs, ou encore de minimiser celles-ci.

Check !

Scénario logistique

Plus l’événement approche et plus on est en mesure de passer du déroulement global au scénario logistique, minute par minute. Un bon scénario doit répondre au : Qui ? Quoi? Quand? Où? Comment ? Il se veut en quelque sorte la bible du jour J. Lorsque celui-ci est réfléchi et bien fait, il permet même de préciser des informations (le souci du détail qui fait la différence) avant la tenue de l’événement. Il est certain que celui-ci change sans cesse, surtout à quelques jours près de sa réalisation. Vos partenaires et tous ceux qui collaborent au projet seront ravis de travailler avec une structure et un fil conducteur, qui leur servira de guide tout au long de la journée.

Check !

Trousse de survie

Je m’assure toujours d’avoir avec moi une trousse de survie ou le kit de l’organisateur en quelque sorte. Le jour de l’événement, comme le planificateur est la personne référence en ce qui a trait à la logistique; les fournisseurs et l’équipe de production se réfèrent à ce dernier pour toutes demande, allant de la pince à cheveux, en passant par du fil de pêche ou encore par un marteau ! Je révise toujours ma trousse de survie avant un événement, afin de m’assurer que tout y soit. Je vous conseille d’ailleurs d’avoir votre propre liste d’inventaire de matériel, et de remplir le tout avant chacun de vos événements (une vidéo sur les articles à inclure dans une trousse de survie suivra bientôt).

Nul besoin de vous dire que c’est la semaine du magasinage dans les commerces « tout à 1 $ » (on aime ça !). Quelques exemples de matériel que l’on retrouve dans ce coffre :

Rallonge électrique, ruban adhésif, crayons, agraphes, colle chaude, essuie-tout, tide-to-go, clous, vis, marteau, trousse de base de couture, fils de toute sorte, papiers, surligneurs, calculatrice, etc.

Autre petit truc : se faire une liste « matériel à ne pas oublier », qui vous suit tout au long de la planification de l’événement. Il est facile de sortir cette liste une semaine avant, et ainsi réviser à ne rien oublier le jour J.

Check !

La veille de l’événement

À chaque événement, je rêve d’une veille calme, où je peux réviser ma planification tranquillement, et pouvoir dormir quelques heures avant le montage, sachant que la journée sera exigeante. Et bien c’est rarement le cas ! Des changements surviennent à la dernière minute, on doit réviser les listes officielles des invités, modifier un point au scénario logistique. Bref, c’est à peu près tout sauf calme. Et bien j’y rêve encore cette fois-ci. Alors si je suis à l’événement de Bridge4events mardi soir prochain, c’est probablement que tout sera sous contrôle 🙂

En conclusion (c’est probablement le paragraphe que j’adore le plus de cet article !) à quelques jours d’un événement, oui, le stress est bien présent, la fatigue aussi, mais la volonté de réaliser un événement à la hauteur de ses attentes surpasse tout cela ! Il y a cette adrénaline et frénésie en soi, qui fait en sorte qu’on a hâte de vivre l’événement et de voir les fruits du travail réalisé au cours des derniers mois. Vivre le terrain : le montage, l’événement en soit et le démontage…c’est réellement LE moment qui fait en sorte que j’aime autant mon domaine !

Andréanne