Réagir aux imprévus

par Lyne Branchaud

Comment réagir lors d’un événement lorsqu’un pépin ou une situation problématique se présente ? Je ne sais pas pour vous, mais je peux vous affirmer que j’ai eu mon lot de palpitations au cours des dernières années : feu dans le système électrique, panne d’électricité lors d’une exposition, panne prolongée du réseau informatique lors d’un salon d’achats, téléphériques arrêtés pendant plus d’une heure avec des gens pris à l’intérieur, invitée qui se fend le front en tombant d’un haut-parleur, maître de cérémonie pris dans une salle barrée alors qu’il doit être sur scène dans 5 minutes, et j’en passe… Eh oui, des situations comme celles-ci font partie de la réalité des organisateur d’événements ! Mais comment réagir ? Que faire dans de telles situations ?

La première chose qui me vient en tête est surtout, de ne pas paniquer ! La panique est de bien mauvais conseils… Prenez une bonne grande respiration, rassurez et calmez les gens qui stressent autour de vous, puis rassemblez tous les intervenants impliqués et les décideurs et essayez de relativiser le problème et d’en mesurer l’impact… D’où vient le problème ? Combien de temps durera cette situation ? Quels sont les impacts à court et moyen terme ? Qu’est-ce que ça va changer dans les plans de l’événement ? Une fois l’impact évalué, il faut émettre différentes solutions et choisir celle qui règlera la situation le plus rapidement et de la meilleure façon qui soit. Il est également important de ne pas ébruiter le problème avant d’avoir trouvé une solution afin de ne pas mettre personne dans l’embarras ou de diffuser de la mauvaise information ! Agissez discrètement et professionnellement.

Si le problème affecte les participants de votre événement, n’oubliez pas de les avertir que vous êtes au courant de la situation, que vous évaluez les solutions, de les tenir informés tout au long du processus et de leur communiquer tout changement de plans.

Nul besoin de vous rappeler de toujours traîner une trousse de secours, ainsi que les numéros de cellulaire d’urgence de tous les intervenants et fournisseurs à tous vos événements, surtout s’il se déroulent la fin de semaine ! Également, planifier des plans B AVANT l’événement est également de mise. Ces situations sont souvent difficiles à prévoir, mais lorsqu’elles surviennent, ce n’est pas les temps de porter des accusations, mais plutôt de se « virer sur un dix cenne » et de se mettre en mode solutions !

Et vous, avez-vous d’autres conseils à proposer ?

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