par Lyne Branchaud
La recherche de commandites est un des volets de l’organisation d’événements qui cause souvent un malaise chez les planificateurs, car ils se voient comme des « quêteux d’argent ». Permettez-moi de vous faire voir un autre côté de la médaille…
Tout d’abord, une commandite consiste en un investissement financier (ou sous forme de produits ou services) d’une entreprise afin de bénéficier d’une visibilité auprès de la clientèle d’un événement. Lorsque vous approchez une entreprise pour une commandite, vous n’êtes donc pas un « quêteux » qui veut de l’argent, mais vous offrez plutôt une opportunité unique à une entreprise de joindre des clients (et acheteurs) potentiels de son groupe cible grâce à votre événement. Quelle entreprise ne voudrait pas profiter d’une occasion pareille?
Maintenant, comment déterminer les entreprises qui pourraient avoir un intérêt à commanditer votre événement? Si votre événement est récurrent, il est évident que vous pouvez solliciter les commanditaires des années antécédentes, particulièrement s’ils ont été satisfaits de leur expérience. Mais si votre événement en est à sa première édition, voici quelques étapes à suivre afin de cibler des commanditaires potentiels :
Vous devez tout d’abord maîtriser tous les détails du contenu de votre événement : existe depuis combien d’années, objectifs, image, date et endroit, horaire, activités offertes, conférences et leurs sujets, nombre de participants, plan du site – où se déroulera chacune des activités, haltes de ravitaillement, salles de conférences, accueil, etc. Plus vous connaissez ce qui se déroulera pendant l’événement, plus il vous sera facile d’évaluer toutes les possibilités de commandites.
Vous devez ensuite connaître le profil de vos participants : sexe, groupe d’âge, langue parlée, statut social, profession, poste occupé et rôle, habitudes de consommation, provenance géographique, etc. Plus vous êtes précis sur le profil de votre clientèle, plus elle pourrait devenir alléchante pour un commanditaire potentiel!
Finalement, vous devez connaître vos objectifs de commandites, c’est-à-dire combien d’argent vous devez obtenir grâce à ces dernières (ce montant est habituellement déterminé et inscrit dans le budget initial de votre événement).
Une fois ces informations en main, vous devez établir des ressemblances entre votre événement et des commanditaires potentiels. Par exemple, regardez le profil de la clientèle de votre événement puis réfléchissez à des entreprises qui pourraient profiter d’une visibilité auprès de ce type de clientèle; Évaluez la provenance des participants et ciblez les entreprises qui ont des points de vente à ces endroits; Étudiez le positionnement ou l’image de votre événement (haut de gamme, pour une cause sociale, technologique, etc.) et sélectionnez des entreprises avec un positionnement ou une image semblable. Plus votre événement et votre commanditaire ont de points en commun, meilleur sera le lien de partenariat.
Suite à ces réflexions, créez votre liste d’entreprises potentielles à solliciter selon les critères énumérés ci-haut. Je ne vous cacherai pas que les contacts, les fournisseurs et les clients des membres du comité organisateur sont souvent des entreprises à solliciter pour vos commandites. Ils peuvent également vous ouvrir des portes grâce à leurs réseaux chez d’autres commanditaires potentiels. Pensez également aux gens d’affaires de la région, à consulter les annuaires locaux et à vérifier les entreprises qui s’impliquent dans la communauté.
Une fois les commanditaires potentiels ciblés, il faut préparer le plan de commandites de l’événement. Gardez en tête que plus la commandite est élevée, plus la visibilité doit l’être également. Par exemple, si un commanditaire paie 5 000 $, un deuxième 2 500 $ et un dernier 100 $, chacun doit se voir offrir un plan de visibilité correspondant au montant qu’il débourse. Le deuxième commanditaire doit donc obtenir la moitié de la visibilité du premier et le 3e n’aura droit qu’à une très petite visibilité comparativement aux 2 autres. Vous comprenez le principe?
En échange de l’investissement monétaire ou en produits/services de la part du commanditaire, vous devez lui offrir en retour de la visibilité auprès des participants à votre événement. Le temps est révolu où un simple logo sur une affiche suffisait… vous devez maintenant proposer à votre commanditaire différentes options de visibilité et d’exploitation afin qu’il en retire des bénéfices tangibles.
Voici une liste d’outils et de pièces de visibilité qui peuvent être inclus dans vos plans de commandites :
Offres sur le statut du commanditaire
Exclusivité de son secteur d’activité
Droit de premier refus (c’est-à-dire que l’année suivante, il sera le premier à qui vous offrirez la commandite et s’il refuse, vous pourrez alors solliciter d’autres entreprises)
Nom de l’entreprise associé au nom de l’événement
Statut de présentateur (présenté par) ou de collaborateur de l’événement (en collaboration avec)
Nom de l’entreprise associé à une activité « Conférence nom de l’entreprise »
Nom ou logo du commanditaire sur un tableau d’honneur dans les locaux de l’entreprise
Relations publiques et média
S’il y a une conférence de presse
Allocution d’un membre de l’entreprise lors de la conférence de presse
Logo et mention de l’entreprise sur la pochette et dans le communiqué de presse
Droit d’insérer un communiqué dans la pochette de presse
Effectuer la conférence de presse chez le commanditaire
Billets de courtoisie pour l’événement (incluant des passes de stationnement)
Escompte pour les employés du commanditaire
Accès à un Salon, à des événements VIP ou à une table d’honneur
Bourse identifiée au nom du commanditaire et remise par ce dernier
Allocution d’un membre de l’entreprise ou mention du partenariat lors d’un discours (ouverture ou fin de l’événement) ou d’une activité (remise de chèque, conférence, soirée gala, tirage)
Permission d’utiliser le logo et le nom de l’événement à des fins publicitaires, promotionnelles ou de relations publiques auprès de ses employés, clients, fournisseurs ou grand public
Visibilité ou mention dans toutes les relations publiques et les messages publicitaires de l’événement (télévision, journaux, radio, magazine, affichage, internet)
Visibilité sur le site ou promotions
Mention du commanditaire au micro pendant l’événement
Offrir une conférence et/ou un atelier durant l’événement
Zone, salle, local ou loge identifié au nom de l’entreprise
Kiosque sur le site de l’événement
Possibilité d’échantillonnage, de dégustation, d’offres de promotions spéciales ou de bons de réduction aux participants
Diffusion d’une vidéo promotionnelle sur les écrans dans la salle, sur une télé en circuit fermé ou dans un autobus ou un avion lors d’un transfert entre deux endroits
Consommations au bar nommées selon les produits du commanditaire
Vente ou distribution d’un objet promotionnel à l’effigie du commanditaire
Possibilité d’offrir un tirage exclusif (avec une case à cocher pour pouvoir ajouter le nom du participant à sa liste d’envoi)
Visibilité sur les pièces publicitaires
Nom ou logo sur la papeterie de l’événement (en-tête de lettre, pochettes, enveloppes)
Nom, logo ou bandeau publicitaire sur le site web de l’entreprise et/ou de l’événement et lien hypertexte vers le site du commanditaire
Nom ou logo sur les bulletins électroniques ou tout envoi fait aux participants
Diffusion du nom ou du logo de l’entreprise sur les écrans géants dans la salle ou projection de logo de l’entreprise sur les murs
Logo de l’entreprise sur les sacs donnés aux participants à l’entrée de l’événement et droit d’y insérer une pièce publicité ou promotionnelle
Logo sur l’écran de veille des ordinateurs dans la salle
Logo sur tous les sièges dans la salle ou sur l’appuie-tête dans un autobus (ou un avion)
Logo sur un vêtement promotionnel (chandail, manteau, tuque)
Page de publicité dans un cartable ou une pochette remis aux participants ou dans le cahier regroupant les présentations (conférences)
Logo sur le CD des présentations
Logo au début et à la fin d’une présentation PowerPoint et au bas de chacune des diapositives pendant la présentation
Visibilité lors des activités (dossard, brassard, drapeau, affiche, bannière)
Pavoisement extérieur (structures, fanions, bannières de rue, oriflammes)
Logo sur pièces promotionnelles de l’événement (invitations, plan du site, programmes ou guides, affiches, signalisation routière ou directionnelle, dépliants, présentoirs, billets d’entrée, cocardes et cordons, identification des tables, menus, passe-partout d’une photo-souvenir, serviettes de table et verres).
Et voilà, j’espère que ces idées sauront vous aider à bâtir votre plan de commandites et surtout, à vous convaincre que vous offrez une belle opportunité aux entreprises que vous approchez!
Article originalement paru dans le magazine Le Planificateur de février 2010.