Comment déterminer les besoins techniques et audiovisuels pour votre événement?

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par Lyne Branchaud

Voici quelques trucs et outils afin de vous aider à mieux comprendre et surtout, à bien évaluer vos besoins techniques et vos besoins en matériel audiovisuel lors d’un événement. Ce volet est généralement assez complexe, alors permettez-moi de ne faire qu’un survol des grandes lignes qui vous aidera à établir les bases de discussion avec votre fournisseur d’équipement.

Établir les besoins

La première étape consiste à dresser une liste des besoins de base en matériel audiovisuel pour votre événement, selon toutes les activités qui s’y dérouleront. Pour ce faire, repassez le déroulement en entier de votre événement, du début à la fin, et notez-en les différentes étapes.

À chaque étape, demandez-vous :

a) Est-ce que quelqu’un devra s’adresser aux participants?

b) Est-ce qu’il y aura diffusion de musique (que ce soit une musique d’ambiance, d’un DJ, d’un orchestre, etc.)?

c) Est-ce que des images seront diffusées sur un écran ou sur un mur (vidéo, présentation PowerPoint, projection de logos ou d’images)?     

Inscrivez à côté de chacune des étapes les besoins identifiés parmi les trois énumérés ci-haut. Ensuite, écrivez l’endroit où aura lieu l’activité (nom de la salle, en plein air, dans un hall d’entrée, etc.), le nombre de participants ainsi que la date et le bloc horaire de l’activité (heure du début et de fin — pensez à l’installation, aux répétitions, aux prestations et au démontage). Vous aurez ainsi identifié vos besoins de base.

Il faut maintenant y ajouter les besoins particuliers de chacun de vos intervenants. Pour ce faire, vous devez demander les fiches techniques qui sont habituellement fournies par l’agent des artistes que vous engagez ou leur demander de remplir le formulaire qui suit.

Besoins techniques et audiovisuels

Événement :

Endroit :                                            

Salle :                                                

Date et heure :

Nombre de participants :                                           

Nom de l’artiste :                                           

Titre de sa présentation :                               

Texte d’introduction :                         

Date et heure d’arrivée sur le site :     

No de cellulaire :         

Tarif demandé :                                  

Kilométrage :                                     

Mode de paiement/dépôts :                

Date et heure de la répétition :             

ou vérification de la présentation :     

Logiciel utilisé pour la présentation : 

PowerPoint, Keynote ou autre logiciel – quelle version

J’utiliserai mon propre ordinateur : PC ou Mac     

J’utiliserai l’ordinateur PC sur place et fournirai ma présentation sur ou par :

CD, DVD, Clé USB, Courriel

La disposition de salle idéale serait :

Style école (table et chaises), style théâtre (chaises), style atelier (tables rondes) 

J’aimerais utiliser :

Micro-cravate, micro sur podium, micro-casque

Besoins : Écran, connexion Internet, projecteur, tableau blanc, lecteur MP3, WAV, AVI, musique sur CD, hébergement, repas, rétroprojecteur (acétates), loge, impression de documents à remettre aux participants, moniteur, distribution de documents imprimés, télésouffleur, interaction avec public, je descendrai dans la salle, agent de sécurité, prise de note, vente de livre/CD, séance photo/autographe, autre

Demandez une copie de la présentation afin d’en vérifier le contenu (message et ortographe). Demandez que l’intervenant vous la fasse parvenir par courriel et spécifiez une date.

Assurez-vous, lors de vos discussions, de définir les responsabilités de chacun (qui avance les diapositives lors des présentations PowerPoint – le présentateur ou le technicien? Qui s’occupe d’accueillir et de remettre l’équipement nécessaire aux intervenants?).  

Règle générale : S’il y a plus de 50 personnes dans la salle, il est souhaitable de prévoir un système de son et une petite scène afin que tous les participants puissent bien voir et entendre l’intervenant.

Essayez de regrouper les activités qui utiliseront du matériel similaire dans les mêmes salles afin d’économiser sur les coûts.

Vérifiez s’il y a de l’équipement installé en permanence dans les salles choisies et renseignez-vous sur leurs frais d’utilisation (ils sont souvent fournis gratuitement avec la location de la salle).

Choisir son fournisseur de matériel audiovisuel

Deux options s’offrent à vous concernant le choix de votre fournisseur de matériel audiovisuel :

a) utiliser la compagnie avec laquelle votre entreprise a l’habitude de travailler

b) utiliser le fournisseur qui a ses bureaux sur le site ou un autre fournisseur de la région.

Demandez à la personne-ressource du site si un fournisseur d’audiovisuel a des bureaux situés à même le site et s’il possède ses propres équipements et techniciens ou s’ils utilisent régulièrement un fournisseur audiovisuel de la région. Il peut s’avérer avantageux d’utiliser ce type de fournisseur si l’événement à organiser est simple, si le site est situé loin de vos bureaux administratifs ou si l’événement s’échelonne sur plusieurs jours (vous économiserez ainsi sur les frais de transport et sur l’hébergement des techniciens). De plus, ils connaissent très bien les salles et le personnel du site et sont habitués de travailler avec eux.

Vous pouvez également choisir le fournisseur audiovisuel que votre entreprise utilise habituellement pour gérer vos événements. L’avantage est qu’il connaît bien vos exigences et le niveau de qualité demandé, il est habitué à votre méthode de travail, vous le connaissez et savez à quoi vous attendre et il peut avoir réalisé un semblable dans le passé. Privilégiez cette option pour les événements d’envergure, complexes à réaliser ou avec plusieurs demandes extraordinaires.

Une fois votre choix de fournisseur établi, il est recommandé d’organiser une rencontre avec lui afin de discuter de vive voix de vos différents besoins pour l’événement. À la suite de cette rencontre, il pourra vous présenter le plan de salle proposé ainsi que sa proposition budgétaire.

 Scène, écran et projection

 Si une scène est nécessaire pour vos activités, comment en déterminer sa grandeur? D’abord, il faut analyser le nombre maximal de personnes qui seront sur la scène à un même moment et ce qu’elles y feront. Doivent-elles se présenter pour accepter un prix, offrir un numéro artistique qui demande beaucoup d’espace, se déplacer à l’extrémité de la scène pour une photo de groupe, etc.? Pensez également où seront disposés les écrans, le présentateur, le podium, etc. par rapport à ces différentes prestations. Une fois toutes ces données en main, il sera plus facile de déterminer la dimension idéale de la scène et d’en discuter du positionnement des éléments avec votre fournisseur d’audiovisuel.

Vous effectuez une projection? Il en existe deux types :

Une projection avant — l’image est projetée sur l’écran par l’avant (c’est-à-dire que le projecteur est situé dans la salle) ce qui permet de positionner l’écran plus près du mur. C’est l’option la moins dispendieuse et qui, de plus, exige peu de place (surtout si le projecteur est installé au plafond). Toutefois, l’image peut être coupée si une personne passe devant le projecteur;�
Une fois la liste de tous les besoins établie, rassemblez et compilez toutes ces demandes dans un document que vous pourrez présenter à votre fournisseur de matériel audiovisuel afin de discuter ensemble des besoins reliés à vos différentes activités.

Une projection arrière – l’image est projetée sur l’écran par l’arrière donc on ne voit pas le matériel de projection. L’auditoire peut, de cette façon, être plus près de l’écran, la projection est moins sensible à la lumière et elle donne un aspect plus professionnel. Cependant, cette option, outre d’être plus dispendieuse, prend plus d’espace et nécessite des rideaux pour cacher l’équipement.

À vous de choisir le type de projection selon l’espace disponible, vos besoins et votre budget.

Il existe d’autres éléments techniques dont vous pourriez avoir besoin lors d’un événement :

– caméras pour une captation et diffusion sur un écran ou pour un enregistrement 

– système de vote interactif avec manette

– babillard électronique

– captation pour une webdiffusion

– vidéoconférence ou webconférence

Je vous suggère de discuter de tous ces besoins avec votre fournisseur d’audiovisuel qui pourra vous conseiller et répondre à toutes vos questions concernant ces différents éléments.

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