Avez-vous fait votre ménage estival de dossiers ?

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par Lyne Branchaud

Pendant la période estivale, plusieurs personnes en profitent pour mettre à jour leurs dossiers informatisés ou papiers, et en faire un bon ménage! Voici quelques conseils afin de vous aider à bien organiser tous vos dossiers…

–          Dans votre ordinateur, votre logiciel de messagerie et vos dossiers papier :

  • Créez un dossier identifié à chacun de vos événements avec des sous-dossiers identiques; audiovisuel, animation, contrats, photos, etc. Il sera ainsi plus facile de vous retrouver, chaque dossier étant constitué de la même façon!
  • Utilisez une seule couleur de chemises par événements et identifiez-les avec les mêmes sous-dossiers que vos dossiers électroniques. Chaque événement ayant sa propre couleur, ils sont visuellement faciles à regrouper et ce système est très pratique lorsque vous devez gérer plusieurs événements à la fois.
  • Ouvrir tous vos chemises et dossiers électroniques/papiers pour le reste de vos événements à venir — ils seront prêts lorsque viendra le temps d’y classer vos documents.
  • Faire le ménage de vos favoris dans votre navigateur web (on élimine ceux dont on n’a plus besoin).
  • Mettre à la corbeille tous les « éléments envoyés », « éléments supprimés » et « courriels indésirables » de votre logiciel de messagerie.
  • Transférez toutes les coordonnées de vos fournisseurs/clients/prospects dans votre logiciel de messagerie ou votre CRM (c’est le temps d’y transférer les cartes professionnelles que vous aurez accumulées depuis le début de l’année et les numéros de téléphone notés à la va-vite sur des post-it!).
  • Faire un « backup » de vos données importantes.

 

–          Facturation

  • Regroupez vos devis, factures, bons de commande et budgets réels ensemble, par événement dans un cartable. Plus facile à consulter rapidement s’ils sont tous au même endroit!
  • Créez une feuille où sont regroupés tous les numéros de compte pour chacun de vos événements – il sera ainsi plus facile de les consulter, étant ainsi tous regroupés au même endroit!

 

Et voilà, vous serez fin prêt à amorcer cette deuxième partie de l’année en beauté !

 

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