Les 5 erreurs les plus fréquentes lors d’un événement

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par Lyne Branchaud

Évoluant dans le milieu événementiel depuis longtemps, j’ai eu la chance d’assister à de nombreux événements, autant en mon nom personnel que professionnellement. Au fil des ans, j’ai remarqué que peu importe le style d’événement auquel j’assiste, il y a 5 erreurs qui reviennent fréquemment. De plus, ce sont souvent ces mêmes erreurs qui ressortent dans les sondages post-événements. Voici donc la liste de ces faux pas, ainsi que les mesures à prendre pour les éviter…

Identification manquante à l’arrivée

C’est chaque fois une déception lorsque je dois me rendre à un événement et qu’une fois rendue dans l’établissement où a lieu ce denier, je n’ai aucune idée par où me diriger ! Rappelez-vous que l’expérience du participant commence dès qu’il a mis le pied dans le lieu où se tient l’événement (et même souvent, dans le stationnement)…

Voici donc trois solutions possibles pour débuter l’expérience de vos participants sur une note positive : 1 – prévoir des hôtes(esses) qui leur souhaiteront la bienvenue et leur indiqueront le chemin à suivre, 2 – prévoir une animation lors de l’arrivée des invités (tapis rouge, musiciens, offre d’un cocktail, animation en lien avec votre thème, etc. ) ou 3 – simplement installer de l’affichage avec le logo/thème de votre événement et une flèche qui leur indiquera par où se diriger. C’est tellement simple, mais combien de fois oublié….

Manque de nourriture

Je ne veux pas dire ici que vous devez nourrir vos invités avec un repas 7 services à tout coup ! Par contre, lors d’un cocktail, il arrive plus souvent qu’autrement qu’il n’y ait pas assez de bouchées de prévues pour le nombre d’invités. Je sais que c’est souvent une question de budget, mais si vous prévoyez servir des bouchées à votre événement, calculez AU MINIMUM 8 bouchées par personne pour une période de 2 h, sinon, vos invités resteront sur leur faim… Si la nourriture est une commandite de l’établissement qui vous reçoit, assurez-vous de valider avec eux combien de bouchées par personne ils vous offrent et s’il n’y en a pas assez, je vous recommande d’en ajouter à vos frais afin de ne pas en manquer. Vous pouvez également prévoir des assiettes de grignotines sur les tables afin que ceux qui n’auront pas assez de bouchées puissent s’y servir.

La musique est trop forte !

Combien de fois l’avez-vous entendu celle-là ? La musique… Si vous organisez un 5 à 7 ou une activité de réseautage, n’oubliez pas que la raison principale pour laquelle les gens participent à votre activité, c’est de se retrouver, d’échanger et de discuter ! Ce n’est pas le moment de leur imposer un DJ qui veut à tout prix faire découvrir ses talents en leur « blastant » la musique à tue-tête ! Même principe pour le début d’une soirée-gala… Les gens veulent du temps pour s’échanger les dernières nouvelles. Dans votre déroulement, assurez-vous de prévoir assez de temps avec une musique d’ambiance au bon volume pour que les invités puissent s’entendre et se parler sans avoir à crier pour se faire comprendre.

« Pourriez-vous monter le chauffage, on gèle ici ! » ou « Ouf, il fait chaud ici, peut-on baisser la température ? »

Eh oui, un autre classique pour les organisateurs d’événements ! Certaines personnes ont toujours chaud alors que d’autres ont toujours froid… Il est très difficile d’obtenir la température idéale pendant toute la durée de votre activité, mais je vous propose d’aller, à quelques occasions, faire un tour dans les différentes salles que vous occupez afin de vous assurer que la température est adéquate, et si ce n’est pas le cas, de la faire ajuster au besoin.

Salles de bain

Finalement, lors d’événements avec beaucoup de participants, les salles de bain peuvent devenir un vrai chantier très rapidement. Si vous organisez un événement à fort achalandage, assurez-vous avec le responsable de l’établissement que son personnel d’entretien fera des tournées régulièrement pendant tout l’événement afin de s’assurer que les poubelles soient vidées, que les savonnettes soient remplies et que le papier essuie-main soit disponible en tout temps.

Et vous, quels autres erreurs constatez-vous régulièrement et que proposez-vous pour remédier à la situation ?

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